Diagramma di Gantt, cos’è e perché non possiamo farne a meno?

Il diagramma di Gantt è uno strumento indispensabile per la pianificazione e la gestione completa e puntuale delle risorse. Può essere utilizzato nei settori professionali più disparati e, addirittura, nella vita di tutti i giorni, adattandosi facilmente ai diversi tipi di obiettivi da portare a termine.

Oggi è uno degli strumenti più apprezzati in assoluto, in quanto garantisce una grande immediatezza d’utilizzo e informazioni chiare e concise riguardo al progetto a cui si riferisce.

A cosa servono i Gantt di progetto e come si utilizzano

Cenni storici

Il diagramma di Gantt è uno degli elementi indispensabili nel mondo del project management e affonda le sue radici nel secolo scorso. Il nome deriva da Henry Laurence Gantt, ingegnere meccanico americano, che ideò la prima versione di questo strumento nel 1910.

Da allora e per oltre un secolo, il diagramma è stato utilizzato per gestire tutti i progetti più importanti e viene, ovviamente, sfruttato ancora oggi.

Naturalmente, dopo tutto questo tempo, sono state apportate delle sostanziali modifiche all’idea dell’Ing. Gantt: carta e penna sono state sostituite dai più moderni programmi digitali; tuttavia lo scopo principale del grafico è rimasto lo stesso e continua ad aiutare milioni di persone nel mondo con la gestione e la pianificazione a qualsiasi livello.

L’idea alla base del Project Management 

Per comprendere oggi l’importanza del diagramma di Gantt, occorre necessariamente parlare di project management. Stiamo parlando di una delle più moderne tecniche di lavoro fondata sull’idea di coordinare, gestire e controllare una serie di risorse allo scopo di raggiungere un determinato obiettivo.

Tutto questo senza tralasciare mai tre parametri fondamentali: quelli qualitativi, quelli temporali e quelli relativi al budget.

Appare evidente che il ruolo del project manager è tutt’altro che semplice, e presuppone un controllo costante e minuzioso sull’avanzamento dei vari lavori. Chi o cosa può aiutare i PM in queste operazioni? Naturalmente il diagramma di Gantt che rappresenta lo strumento principe per semplificare e velocizzare l’intera gestione del progetto.

Com’è fatto e come funziona il diagramma di Gantt?

A livello visivo questo strumento è rappresentabile con un diagramma cartesiano con l’asse delle ascisse che indica il tempo lungo il quale un progetto si sviluppa; mentre sull’asse delle ordinate sono descritte tutte le attività da compiere per raggiungere lo scopo di tale progetto.

Le linee (di solito di colori diversi) che vedono la luce dall’incontro dei dati sui due assi, permettono di avere un riscontro visivo rapido sui tempi e sulle cose ancora da fare. Queste sono chiamate Task.

Naturalmente non pensiamo ai compiti relativamente semplici, ma immaginiamo questo schema applicato a situazioni che presuppongono il lavoro di più persone; appare evidente che diventa uno strumento indispensabile a tutti i lavoratori per conoscere dettagliatamente i propri compiti e le rispettive scadenze.

Una delle caratteristiche principali di questo grafico è la sua grandissima flessibilità, che gli consente di gestire i vari cambiamenti in modo rapido e senza interrompere o modificare il progetto.

Tra gli elementi fondamentali che contiene un diagramma di Gantt troviamo:

• indicazioni sull’inizio e sulla fine del progetto;
• le diverse attività che lo compongono;
• i compiti e le attività assegnate alle persone coinvolte;
• i tempi indicativi per risolvere le singole attività;
• il modo in cui coordinare i vari procedimenti e la propedeuticità delle varie attività.

Settori di utilizzo

Come già detto, uno schema del genere può essere utilizzato nei settori più svariati, dai progetti di lavoro fino alla vita di tutti i giorni. Per quanto riguarda i settori professionali il diagramma di Gantt diventa uno strumento indispensabile per tutto ciò che presuppone progettazione e gestione.

Abbiamo parlato del mondo dei project manager, vale la pena vedere come questo schema può essere utilizzato anche dagli HR Manager.

La gestione del personale di un’azienda può essere il campo di applicazione perfetto per un diagramma di Gantt, in quanto prevede l’utilizzo delle risorse umane per un determinato scopo. Pensiamo alle assunzioni, al time management, alla gestione delle risorse, dei contratti e degli acquisti; insomma, tutti ambiti “facilmente” integrabili con l’argomento che stiamo trattando.

Principali vantaggi

I diagramma di Gantt è quindi lo strumento che permette di definire tutte le informazioni necessarie per completare un progetto nel minor tempo possibile e con il migliore impiego delle risorse a disposizione. Ma il vero punto di forza consiste nel fatto che questo permette di avere una panoramica ben definita dello stato dei lavori; cosa più che indispensabile nel caso ci si debba occupare di più progetti in contemporanea che, magari, presentano anche delle operazioni in comune.

Oltretutto questo rappresenta anche uno strumento di comunicazione funzionale che permette aggiornamenti rapidi e puntuali; in alcuni casi sostituisce riunioni e briefing operativi.

Un altro dei vantaggi dell’utilizzo del diagramma di Gantt è di rendere i lavoratori più consapevoli del ruolo e delle attività che stanno svolgendo, in questo modo saranno più produttivi e più attenti alle scadenze. Nella sua moderna accezione, inoltre, questo grafico può essere utilizzato anche come presentazione di un progetto; portando all’attenzione di eventuali finanziatori le tempistiche e le dinamiche di realizzazione.

Come si realizza un diagramma di Gantt?

Per realizzare il diagramma di Gantt è necessaria anzitutto una visione d’insieme di tutte le attività da svolgere e la conoscenza dell’obiettivo da raggiungere. Il suggerimento più ovvio è quello di fare un elenco dettagliato di tutti i passi da seguire per realizzare il progetto, e solo a quel punto passare al grafico vero e proprio.

Una volta che sono chiari i vari step da seguire, occorre individuare le varie risorse che collaboreranno al progetto e stabilire delle tempistiche precise. È sempre opportuno prevedere in fase di progettazione un ritardo nella timeline, dovuto ad imprevisti vari ed eventuali.

Altro dettaglio fondamentale di un diagramma di Gantt è quello di stabilire le dipendenze tra le attività. Questo è un passaggio fondamentale che, oltretutto, vi darà anche una visione chiara dei procedimenti più urgenti e quelli che invece possono aspettare.

Realizzazione pratica: iniziamo con il diagramma di Gantt con Excel

Dopo la teoria, arriva la pratica che permetterà di portare su carta – o meglio su schermo – il nostro diagramma di Gantt. Molti utilizzano il classico foglio Excel per realizzare il Gantt di progetto. Basta “disegnare” una tabella e inserire nella varie colonne tutte le informazioni necessarie.

Di base servono tre campi principali per lo schema:

1. le attività da svolgere;
2. la data di inizio di ogni passaggio;
3. la durata dell’intero progetto.

Una volta compilata la tabella si può procedere trasformandola in un grafico, seguendo le indicazioni riportate da Excel stesso.

Qui puoi trovare un video che spiega come realizzare un diagramma di Gantt con Excel dinamico.

Ti consiglio la visione → https://www.youtube.com/watch?v=jGQ46JN4POI

Principali programmi per realizzare diagrammi di Gantt

Abbiamo appena parlato di Excel, che è forse il programma più utilizzato in assoluto per realizzare un diagramma di Gantt, ma non è sicuramente l’unico.

Tra i programmi per realizzare Gantt di progetto alternativi più validi troviamo:

PowerPoint 

Altro potente strumento della suite di produttività di Microsoft costruito per la gestione di diapositive e slide. Tra i modelli disponibili nelle ultime versioni del software troviamo quello relativo al diagramma di Gantt con ben 5 differenti modelli a disposizione. Rispetto a Excel questo sistema presenta un utilizzo più grafico e meno schematico, molto vicino al classico metodo di creazione delle varie diapositive.

Oltretutto con Powerpoint sarà possibile mostrare il nostro diagramma di Gantt direttamente come se fosse una normale presentazione a slide.

Microsoft Visio

Se parliamo sempre della suite Microsoft non possiamo non considerare Visio che è uno dei programmi più popolari per creare diagrammi di flusso e affini. Nonostante questo non sia uno dei software più comuni di Office, contiene comunque tutta una serie di modelli dedicati ai diagrammi di Gantt. 

L’utilizzo di Visio è molto intuitivo e dopo aver selezionato il modello che preferiamo, non resta che inserire i dati a nostra disposizione e avviare la compilazione. 

Pur essendo, come appena detto, piuttosto intuitivo, Visio è la soluzione Microsoft più professionale per realizzare questo tipo di schema; un progetto realizzato in questo modo è molto più performante di quelli costruiti in Excel o Powerpoint.

Libreoffice e Openoffice

Qui abbiamo parlato di Microsoft Office perché, al momento, è la suite di produttività più diffusa in assoluto. Naturalmente i vari programmi open source, come Libreoffice e Openoffice svolgono ugualmente il compito in maniera egregia e con un funzionamento molto simile. 

GanttProject

Questo utilissimo programma permette di gestire diversi progetti, dividendoli e pianificandoli in moltissimi modi diversi. 

GanttProject è sviluppato appositamente per la realizzazione di schemi e modelli del genere e permette di monitorare nel dettaglio qualsiasi tipo di progetto. È disponibile per Linux, Mac OS e per tutte le più recenti versioni di Windows.

TeamGantt

Questa è un’applicazione online completamente gratuita che permette di gestire un qualsiasi tipo di progetto, ma con un massimo di tre persone. Per sbloccare più utenti è necessario richiedere un piano in abbonamento.

È un’applicazione davvero semplice ed intuitiva che, anche nella versione free, permette di gestire al meglio anche i progetti più complicati e impegnativi. L’unico limite è dato dal numero di partecipanti ad un progetto, che deve essere aumentato con il piano a pagamento.

gantt.io

Questo sito consente la creazione di diagrammi di Gantt in maniera semplice e gratuita, con moltissimi stili, layout e funzioni. Per iniziare a creare il proprio schema è sufficiente registrarsi e iniziare subito a lavorare.

L’unico limite della versione free è nell’esportare il diagramma di Gantt poiché consente solo la bassa risoluzione; problema che si può aggirare sottoscrivendo l’abbonamento. 

Office Timeline

Office Timeline permette di creare diagrammi di Gantt online con tantissimi modelli già pronti per l’uso, divisi per categorie. Molto semplice e molto intuitivo, è una buona soluzione per chi non vuole sottoscrivere abbonamenti e non ha bisogno di un diagramma troppo complesso.

Good Day

Goodday.work applica la stessa politica dei due siti di cui sopra con la differenza che la versione free offre spazio illimitato per i progetti per un massimo di 15 membri. Sempre la versione senza abbonamento offre 1GB di spazio su cloud e tutte le funzioni che abbiamo imparato a conoscere in relazione ai diagrammi di Gantt.

Canva

Il celebre sito per grafiche e creatività online, tra le sue mille funzioni ha anche quella relativa ai diagrammi di Gantt. Semplice, intuitivo, gratuito e con decine di modelli già pronti adatti a (quasi) tutte le esigenze, quantomeno quelle meno professionali.

E tu che altri programmi conosci?

Imparare a gestire i progetti con il diagramma di Gantt ti aiuterà a migliorare, perché ti permette di avere una visione completa delle attività da svolgere e una stima precisa delle tempistiche, solitamente la fase più critica nel project management.