Work smarter not harder. Sì, ma come?

Oggi voglio parlarti di un libro che ho letto un po’ di tempo fa e che ha cambiato completamente il mio modo di lavorare. Sto parlando di “Work Smarter Not Harder” di Timo Kiander, ebook di una settantina di pagine che puoi trovare gratuitamente qui su Amazon. Una lettura rapida e piacevole, ma soprattutto illuminante. Timo Kiander in queste pagine identifica, diciamo, una metodologia di lavoro costituita da 18 azioni differenti che aiutano a migliorare la tua giornata lavorativa.
I suggerimenti vanno dall’apprendimento di nuove competenze, preziose per comprendere e acquisire nuovi modelli di lavoro e ritmi; al loro utilizzo, attraverso gli strumenti giusti, a consigli su un corretto stile di vita lavorativo.
Una guida facile da leggere che aiuterà chiunque ad incrementare la produttività passo dopo passo. Fidati, è così 😉
 
In questo articolo ho riportato giusto alcuni dei punti descritti nel libro, quelli che ritengo siano fondamentali per lavorare meglio.

Ora prima di iniziare ti chiedo di tenere a mente che, per essere produttivi non potranno mai mancare all’appello una mentalità adeguata e quindi pronta a qualsiasi cambiamento, attività fisica, alimentazione sana e ore di sonno.

Qui è la stessa cosa di quando si vuole perdere peso all’avvicinarsi della prova costume, se non ti impegni sul serio, i sacrifici che farai saranno inutili, tanto da mandare a gambe all’aria i buoni propositi nel giro di poche settimane.
Ci vuole impegno per cambiare stile di vita, anche in questo caso devi impegnarti per imparare a lavorare smart e non “hard”.

Work smarter not harder: Lavorare smart, impariamo come

Per prima cosa, inizia con energia la tua giornata

Sei un tipo mattutino? Spero di si per te, perché altrimenti dovrai diventarlo 🙂 Se ti alzi presto al mattino, puoi avere maggiore flessibilità durante la giornata.
Hai la libertà di decidere. Vuoi iniziare a lavorare da subito? Se lavori da casa ad esempio non è una cattiva idea, lavorare quando tutti dormono ancora.
Puoi iniziare con della sana attività fisica per ossigenare il cervello… Puoi gestire la tua giornata come meglio credi, senza ansie o stress appena svegli.
Qualsiasi cambiamento vorrai affrontare, dovrai prendere una decisione e mantenerla ad ogni costo per almeno 3 o 4 settimane, è il periodo che serve per trasformare un’azione in abitudine; da quel momento in poi sarà naturale farlo.
Per iniziare scrivi un piano giornaliero da rispettare e poniti degli obiettivi, incrementa la durata del sonno di 15 minuti alla volta per 3-4 notti e toglili al mattino. Una volta che ti sarai abituato a questi piccoli cambiamenti, regola la sveglia all’orario raggiunto e continua a fare attenzione all’ora in cui andrai a dormire.
Una volta che sarai pronto al cambiamento, sfrutta il tempo guadagnato per investire su di te. Quando hai del tempo in più da poter gestire come meglio credi, le cose che puoi fare sono infinite 🙂

Conosci e impara il tuo ritmo ottimale di lavoro

La cosa più importante, che nessuno ti ridà indietro, è il tempo. Per migliorare la produttività e riuscire ad essere efficace senza sprecare minuti preziosi, hai bisogno di strumenti giusti che ti aiutano a tenere il passo.

• Tecnica del Pomodoro o Pomodoro technique

Con questa tecnica Timo Kiander ti consiglia di suddividere le sessioni di lavoro in blocchi di 25 minuti, prendendo una pausa di 5 minuti tra l’una e l’altra.
Dopo aver completato con successo quattro cicli (quindi non lasciando a metà il lavoro), consiglia di prendere una pausa più lunga, circa 15-30 minuti.

• Intervalli di 90 minuti

Un’altra tecnica interessante è la seguente: il nostro corpo lavora per cicli della durata di 90 minuti. Il focus della produttività si concentra in questo lasso di tempo e, una volta trascorso, la nostra attenzione cala drasticamente. Il consiglio è di lavorare per 90 minuti e ogni blocco completato, concedersi una pausa di 20 per rilassare il cervello e ritrovare il focus che altrimenti perderesti.

• 52-17

C’è chi invece di lavorare per 90 minuti di fila o a fare pausa ogni 25 minuti, preferisce lavorare per 52 minuti e fare una pausa di 17. Non tutte le persone mantengono il focus sulle attività allo stesso modo, c’è chi ha un calo attentivo molto prima dei 90 minuti, ma dopo i 25. Se sei tra queste persone il modello 52/17 potrebbe fare al caso tuo.
It’s up to you.

Tieni a bada le DISTRAZIONI

Questo punto è importantissimo. Esistono 3 tipi di distrazioni a cui ti esponi durante la giornata lavorativa: smartphone e vari strumenti di comunicazione, persone che ti ronzano intorno e distrazioni interne, come mail o richieste dei colleghi.
Per gestire al meglio il tuo smartphone, i social media e le email, imposta dei confini e decidi una sorta di tabella di marcia. Tieni il telefono lontano e silenzia le notifiche che non sono importanti.
Sia che siano membri della famiglia se lavori da casa, o colleghi nel tuo ufficio, modifica il tuo comportamento per evitare distrazioni. Parla con loro e spiega che stai facendo qualcosa di importante ed hai bisogno di tutta la concentrazione possibile.
Definisci un lasso di tempo in cui non farti disturbare, cambia il luogo o la postazione lavorativa, e se non hai modo di farlo, investi nell’acquisto di un paio di cuffie per annullare il rumore. Oppure arriva in ufficio prima di tutti gli altri per completare le task che richiedono maggiore concentrazione.
Molto importante è prendersi delle pause, ma attenzione, non devi farle diventare il momento per richieste e pensieri vaganti.

Non iniziare la giornata senza avere un programma

Implementare l’abitudine di programmare la tua giornata in anticipo, può essere veramente un toccasana per il lavoro del giorno seguente. In questo modo sai esattamente su cosa dovrai concentrarti. Inoltre, non è necessario fare grandi sforzi di memoria per ricordare cosa avresti dovuto fare, perché hai tutte le task lì, appuntate davanti a te.

Bevi molta acqua

L’acqua ha molti benefici per la salute, e pensa un po’, bere molto porta tanti vantaggi anche alla produttività. Uno studio condotto dall’Università dell’East London ha scoperto che l’acqua migliora la prestazione cerebrale, addirittura del 14%.
Prendi l’abitudine di bere più acqua, a partire da… adesso! Alzati e prendi un bicchiere, riempilo e bevi. Il tuo corpo e il tuo cervello ti ringrazieranno.

Identifica le attività che hanno delle priorità

Come definire un’attività importante? Semplice, ti basterà prendere in considerazione queste 2 variabili:

• L’effetto a lungo termine di un compito: è un compito che può avere effetti visibili in futuro; questa è quella tipologia di compito su cui ti devi focalizzare bene adesso, per goderne di buoni frutti in seguito;
• L’effetto a breve termine di un compito: sono quelli importanti nel loro insieme; sono dei tasselli di un puzzle che rendono completa la visione di un qualcosa. Sono quei compiti che coinvolgono anche altre persone e ne influenzano il lavoro perché magari senza la tua task risolta, i tuoi colleghi non possono andare avanti.

Prima di ogni meeting o incontro poni delle domande utili a capire quale sarà il tuo ruolo e quello della riunione

• La mia presenza è fondamentale?

Sembrerà strano, ma ci sono riunioni in cui non è fondamentale la presenza di tutti i membri di un team, quindi perché partecipare?

• È possibile partecipare VIRTUALMENTE?

Mai sentito parlare di riunioni da remoto con Skype, Hangout…? Esatto, proprio quelle 🙂

• Abbiamo bisogno veramente di questa riunione?

Stiamo organizzando un meeting utile oppure possiamo farne a meno e raggruppare il tutto quando c’è qualcos’altro da dire?

• C’è un ordine del giorno?

Il programma è fondamentale nelle riunioni, è lo stesso discorso delle task quando si lavora, serve a non perdere il focus sull’incontro.

• Possiamo limitare la durata della riunione?

Dare sempre un orario di inizio e uno di fine, serve a non dilungarsi troppo e rimanere concentrati. (Il discorso vale anche per le call)

• È possibile verificare la tecnologia di riunione prima di iniziare?

I ferri del mestiere vanno sempre condivisi e testati. Altrimenti si perde tempo inutile solo a dire “Ehi mi senti? Ci sei? Non ti ricevo bene…”

Raggruppa le attività simili insieme

Invece di sbirciare frequentemente nella tua casella di posta, controlla tutte le tue mail contemporaneamente, durante momenti di tempo predefiniti.
Ad esempio puoi selezionare 3 slot da 15-30 minuti per 3 volte al giorno (mattino, mezzo pomeriggio e la sera), per elaborare tutte le mail in una sola volta. Perderai molto meno tempo.
Questa stessa strategia può essere utilizzata non solo con la posta elettronica, ma anche per le telefonate, i social media, le pause.
Organizza le tue mail in modo efficace
Dopo aver definito i tuoi orari di controllo, impara a non controllare come prima cosa la mail personale, al mattino. Rischi di perderti nei meandri dei messaggi e di non avere più il focus sulle priorità.
Se hai paura di perdere contatti importanti, disattiva le notifiche automatiche e crea un messaggio di risposta automatica per far sapere quali sono gli orari in cui sei disponibile.

Delega, ma nel modo giusto

Delegare aiuta a ridurre il carico di lavoro e ci dà più tempo per focalizzare l’attenzione sulle task importanti.
Il segreto sta nel documentare abbastanza dettagliatamente i tuoi step lavorativi, in modo che la persona a cui delegherai avrà a sua volta delle task da seguire, e potrà svolgere il lavoro efficacemente.
Prima di assegnare le task alla persona a cui deleghi il lavoro, testale tu stesso per vedere se sono fattibili. Cosa importante: assicurati di definire la scadenza per l’attività delegata.
L’ultimo passo è quello di avere un follow-up regolare sulla tua attività, in modo che le cose procedano senza problemi.

Lavorare con interruzioni e riprese

Le interruzioni sono importanti per la tua produttività. Quando ti senti stanco e non riesci ad andare avanti con il lavoro, prova a fermarti e a prenderti una pausa.
Prima di tutto alzati dalla sedia e bevi qualcosa, quando il fisico è disidratato, il cervello si addormenta; a volte quando si è assonnati la migliore soluzione non è sempre prendersi un caffé, ma magari bere qualche bicchiere di acqua. Fai uno spuntino (mi raccomando qualcosa di sano), oppure esci dalla stanza e prendi un po’ di aria fresca, se hai modo; è perfetto fare anche un po’ di esercizio fisico, aiuta ad ossigenare il cervello e a tornare al lavoro più carichi ed energici.

Non procrastinare

Guarda che lo so, ci sono dei compiti che alcuni giorni il nostro cervello non vuole proprio saperne. Si rifiuta di collaborare. Non sentirti anormale, è un meccanismo naturale; il cervello tende ad eliminare quelle situazioni che non lo fanno stare bene.
Bisogna combattere questa brutta abitudine e non rimandare le azioni che non vorremmo fare; il segreto per non trascinarsele per giorni e giorni, è affrontarle subito. Preparati mentalmente per svolgere l’antipatica task, già dal giorno prima. Inseriscila in testa alla tua check list, sarà la prima cosa che dovrai fare il giorno seguente. Ti servono lucidità e mente libera.
Come pretendi di fare bene una cosa che non ti piace fare, quando hai il peso di tutta la giornata addosso?

Creati delle check list

Ci sono due tipologie di check list. Sta a te decidere quale utilizzare, a seconda di quello che è il tuo lavoro e la tua attitudine:

• Read-do: nel caso della Read- Do, la checklist agisce come una ricetta. Si legge l’elemento nell’elenco, si agisce secondo la cosa da fare ed una volta completato si depenna e si passa al successivo della lista.
• Do-Confirm: questa check list agisce al contrario. Si iniziano a svolgere le task che si ricordano senza consultare nessuna lista e poi ad un certo punto si fa un check delle attività svolte, per assicurarti di aver fatto tutto il necessario.

Io ad esempio utilizzo molto la prima tipologia, perché è la stessa lista che stilo il giorno prima per ricordarmi le attività da svolgere il giorno seguente. Ogni giorno un foglio nuovo con delle attività da depennare una volta completate.
Se non riesci a completare tutte le task, devi modificare la check list e riportarle per il giorno seguente con priorità massima.

Dividi in tante piccole attività

Ogni attività che dovrai svolgere è composta da obiettivi da raggiungere. Prendi queste attività e dividile in “sotto attività” ognuna con un “sotto-obiettivo”, facilmente gestibili.
Questo ti garantirà una maggiore attenzione e concentrazione perché ogni attività è legata alla successiva, e non avrai una mole enorme di lavoro da gestire contemporaneamente.
Un valido aiuto possono dartelo gli OKR, ne abbiamo già parlato qui.

Impara a dire di no

Questo non vuol dire che dobbiamo iniziare a dire di no a tutto ovviamente. Devi solamente imparare a gestire le richieste dell’ultimo minuto e vedere se sono veramente urgenti o se possono aspettare.
Cerca di imparare a comprendere quali sono veramente le necessità. Individua quelle attività che hanno veramente massima importanza e inseriscile nella tua check list, ma non cambiare la priorità che hai dato alle tue attività. Se nella tua lista ci sono già delle azioni con priorità massima, sono quelle che devi continuare a svolgere.
Sii padrone del tuo tempo.

A proposito di tempo… Individua dove spendi il tuo tempo

Come trascorri il tuo tempo in una giornata lavorativa?
Devi iniziare a capire come trascorri le tue giornate e comprendere quali attività sono deleterie, perché ruba-tempo.
Una volta che avrai individuato i momenti più critici, inizia a fare cambiamenti sistematici per equilibrare il rapporto tra produttività (la percentuale di tempo produttivo) e svago. Realizza dove ti perdi solitamente e minimizza queste distrazioni.
 
A questo punto, hai dei buoni consigli per iniziare a cambiare le tue abitudini e lavorare smart. Riprenditi il tuo tempo, ti basterà un pizzico di organizzazione ed un po’ di allenamento per trovare la giusta strada.
Non sono le ore che lavori o il luogo in cui lo fai, a decretare il successo o l’insuccesso.
 

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