Come adottare Holacracy, l'alternativa alla gerarchia

Il sistema manageriale “Holacracy” è l’alternativa al management tradizionale (top-down), che risulta ormai non sufficientemente agile in presenza di mercati sempre più dinamici.
L’immediata alternativa alla classica struttura top down, il cosiddetto “flat management”, risulta essere invece poco precisa e determinante al fine di ottenere risultati efficaci. Adottare Holacracy rappresenta la terza via: una struttura e una disciplina per una organizzazione Peer2Peer (P2P).
Secondo il sito HolacracyOne ormai più di 300 organizzazioni hanno implementato l’Holacracy, tra cui Zappos e The David Allen Company.
Ovviamente non si può descrivere l’implementazione di un sistema che cambia drasticamente la gestione dell’organizzazione in un solo articolo. In questo blog-post cerco quindi di evidenziare gli elementi più importanti e alcuni “road block” per gli approfondimenti e vi consiglio di leggere l’ultima parte del libro di Robertson, Holacracy.

Dal libro “Holacracy” di Brian J. Robertson

Come adottare Holacracy nelle organizzazioni?

Adottare solo alcuni elementi di Holacracy?

Migliorare la struttura delle riunioni non sarebbe male, anche se non si adotta in toto il sistema manageriale. Vero?
Secondo Robertson questo sarebbe un errore perché Holacracy cambia drasticamente la struttura del potere all’interno delle organizzazioni. O un manager decide quali processi e regole devono essere utilizzati o essi si vincolano alla Costituzione e non hanno più l’autorità di effettuare questo tipo di decisione.

Nelle aziende grandi si può partire con un progetto pilota?

Zappos, shop online di vestiti e scarpe, è una delle aziende che ha implementato l’Holacracy dopo averla testata con un progetto pilota in un singolo dipartimento. Hanno messo in piedi il progetto e hanno creato poi un circle per guidare l’implementazione nell’organizzazione intera.
Robertson avverte che ha senso agire in questo modo, anche se c’è il rischio che le persone che fanno parte del progetto pilota non riescano più a lavorare in modo compatibile una volta scavalcati i limiti del loro dipartimento (e questo può risultare frustrante).

Adottare Holacracy: 5 step importanti

Robertson consiglia di organizzare prima un training per approfondire il sistema. Dopodichè vi sono 5 step da seguire per dare il via a Holacracy.

1. Adottare la Costituzione Holacracy

Forse sembra un po’ teatrale, ma è fondamentale che le persone che tengono il potere siano disposte a cederlo alle “regole del gioco”. Queste regole vengono documentate formalmente nella Costituzione. L’importante è che l’adozione venga fatta dalla persona che nella struttura attuale decide come viene fatto e strutturato il lavoro.
Puoi trovare un template della Costituzione Holacracy su “Holacracy Constitution“.
Con l’adozione della Costituzione si crea l’anchor circle dell’organizzazione. Questo è il circle più ampio e copre tutto il lavoro che viene governato dalla Costituzione. Automaticamente ha anche la proprietà dell’organizzazione e l’autorità di gestirla.
Fatto ciò si definisce lo scopo dell’organizzazione e dell’anchor circle; il responsabile è il lead link.
Visto che un’organizzazione che implementa Holacracy è flessibile e evoluta, lo scopo non deve essere perfetto e definito in ogni sfaccettatura sin da subito. Attraverso diverse tensioni e attraverso il processo di governance può essere migliorato successivamente.

Se non sono chiari i termini come “lead link” e “circle” ti consiglio di leggere il mio blog-post su Holacracy: “Holacracy: una nuova struttura organizzativa“

2. Crea un’organizzazione condivisa per i “governance records”

È necessario creare un luogo digitale condiviso per salvare tutte le informazioni attuali sui circle, ruoli, responsabilità e informazioni chiave operative (metriche, checklist, progetti). Alcune organizzazioni usano un project management tool per creare l’overview delle informazioni più importanti, altri creano un wiki customizzato.
C’è anche l’opzione di usare GlassFrog un tool sviluppato per dare supporto al sistema di Holacracy. Si prevedono quindi degli strumenti specifici e non un qualsiasi tool per project management.

3. Definire la struttura iniziale

Il terzo step è la definizione del set dei ruoli e dei circle. È importante sottolineare che questi ruoli e circle cambieranno drasticamente nel tempo (di solito la struttura dell’organizzazione dopo un anno non assomiglia più alla struttura iniziale). E infatti, cercare di rendere perfetta la struttura iniziale non ha molto senso.
È importante avere una struttura perché così si ha modo di iniziare a partire. Robertson dà però un altro consiglio: partire dalla struttura così com’è e non da come deve diventare. La maggior parte delle piccole organizzazioni ha bisogno di solo un circle, anche se ci sono tanti ruoli diversi.
Appena si è creata la struttura iniziale, il Lead Link dell’anchor circle deve assegnare le persone ai diversi ruoli dei circle più un Lead Link a tutti i sub-circle.

4. Organizzare le prime riunioni di governance e le elezioni

Ho descritto le riunioni di governance nel blog-post precedente. Durante la prima riunione il Lead Link aggiunge in agenda l’item per le elezioni del soggetto segretario della riunione (che sarà responsabile dell’organizzazione delle riunioni future) e il Rep Link.

5. Fissare le tactical e governance meeting

Le riunioni sono importanti nel sistema di Holacracy. Robertson consiglia di organizzare una tactical meeting ogni settimana o ogni due settimane e una governance meeting ogni 2 o 4 settimane.

Quando non funziona Holacracy

Holacracy non funziona per tutte le organizzazioni. Ci sono alcuni casi in cui è più probabile che non si ottenga un successo. In particolare quando il leader non riesce a staccarsi dal suo ruolo tradizionale (“The Reluctant-to-Let-Go Leader”) o quando il CEO vuol essere parte del cambiamento, ma il management sotto il CEO vi resiste (“The Uncooperative Middle”).
Il rischio più grande, secondo Robertson, è il cosidetto “Stopping Short Syndrom” ovvero ricadere lentamente, ma sicuramente nelle vecchie strutture e dinamiche. Passo per passo si inizia a chiedere il permesso ai manager per svolgere delle attività che fanno parte del proprio ruolo e si inizia ad avere “one on one meeting” per organizzare il lavoro.
Per evitare questa situazione è importante non perdere di vista l’obiettivo finale ovvero quello di creare un’organizzazione peer-to-peer con autorità distribuita.
Uno dei nostri partner in Olanda, Occhio ha iniziato il percorso di implementazione di Holacracy. Seguiamo questa azienda attraverso i blog-post del loro CEO Joris van Gelder.
In conclusione, Holacracy è il sistema completo per l’autogestione nelle organizzazioni per sostituire la gerarchia e la gestione tradizionale con un nuovo “sistema operativo” peer-to-peer, che aumenta la trasparenza, la responsabilità e l’agilità organizzativa.
Dopo averti illustrato in questo e in altri 3 blog-post dedicati l’alternativa ottimale per mercati agili e dinamici, sono curioso di sapere cosa ne pensi e la tua opinione sull’adozione di Holacracy nelle organizzazioni.
Per scoprire come puoi aggiornare il tuo sistema operativo per garantirti reattività al cambiamento e agilità rispetto a condizioni di scenario sempre più dinamiche, scrivici a [email protected].
Al prossimo blog-post, alla prossima innovazione 😉