Serviva il coronavirus per svegliarsi ed approcciarsi allo smart working?

Nei prossimi mesi scopriremo i veri effetti del Coronavirus sull’economia globale. Di sicuro sta creando non pochi problemi a industrie e aziende che si trovano impreparate (giustamente?) ad affrontare un fenomeno complesso e dirompente come il virus partito da Wuhan, uno dei più grandi hub industriali cinesi dove nascono 800 imprese al giorno.
Il World Economic Forum ci aiuta a comprendere maggiormente le dimensioni del fenomeno nell’articolo “Everything you need to know about coronavirus”.
Oltre agli aspetti più di cronaca, ai quali rimando per approfondimenti alle fonti istituzionali (http://www.salute.gov.it/nuovocoronavirus), c’è da tener presente quello che sta succedendo nelle economie di tutti i Paesi, l’Asia in particolar modo.
Questa era la situazione all’inizio dell’emergenza: la borsa di Seoul in forte ribasso, quella di Tokyo chiusa; in Cina la vendita di auto è crollata del 92% su base annua nella prima quindicina di Febbraio secondo la China Passenger Car Association (CPCA): 4.909 auto vendute rispetto alle 59.930 dello stesso periodo nel 2019 (Fonte CNBC).

La situazione in Italia

L’attenzione al Coronavirus ha interessato l’Italia dopo i casi esplosi nella provincia di Lodi e in diverse regioni del nostro Paese che hanno spinto il Governo a mobilitarsi in maniera massiva per contenere la diffusione del virus e blindare i vari focolai rilevati.
Il lockdown con la chiusura di molti esercizi commerciali e servizi pubblici, scuole, università e altri uffici, la sospensione di partite di calcio e spettacoli teatrali, la chiusura anticipata del carnevale di Venezia e altre manifestazioni pubbliche, ha testimoniato l’importanza del fenomeno.
L’Italia si è trovata di fronte una situazione complessa, tra allarmismi e casistiche crescenti, mettendo in difficoltà l’economia del Paese: i primi disagi causati durante la Fashion Week di Milano con eventi saltati e visitatori con il contagocce avevano spiazzato i tanti addetti ai lavori. Il resto lo conoscete già.
Molte aziende sono state costrette a chiudere temporaneamente, altre hanno reclamato lo Smart Working.
Ebbene si! Che lo Smart Working ci salvi!

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L’importanza di essere organizzazioni flessibili ed agili

La situazione di crisi dichiarata ha mostrato le debolezze del nostro sistema e possiamo con certezza affermare che molte aziende stanno soffrendo (e soffriranno) questo fenomeno. Possiamo così identificare – semplificando – due grandi categorie di organizzazioni: quelle pronte a gestire la complessità e quelle che arrancheranno nell’immediato futuro.
Le prime sono quelle organizzazioni che hanno accolto con intraprendenza e “coraggio” modalità di lavoro più flessibili e collaborative – al netto di coloro che realizzano e commercializzano beni di consumo o prodotti, o che prevedono un processo manifatturiero – introducendo forme di Home Working, Remote Working e – in alcuni casi – Smart Working.
La maggior parte delle aziende ha abilitato la popolazione aziendale o parte di essa a lavorare da casa, cosa molto lontana dallo Smart Working e molto vicina all’Home Working che – senza voler fare i “puristi” del concetto – di sicuro aiuta a garantire un livello di produttività soddisfacente nonostante la chiusura degli uffici.

Per approfondire il concetto di Smart Working ti lascio due link spero utili:

• Un articolo per comprendere la differenza tra varie modalità lavorative, liquide, flessibili, agili: “Flexible Working, Remote Working, Agile Working oppure Smart Working?“;
• Un blog-post che aiuta ad approfondire cos’è veramente lo smart working: “Cos’è lo Smart Working? La definizione, quella vera“;

Dall’altra parte ci sono le aziende poco lungimiranti, ancorate al controllo e alla presenza fisica che, di fronte a questa emergenza, si son trovate in seria difficoltà. Motivo? Chiusura degli uffici, persone bloccate a casa senza pc o possibilità di accesso a software, o con strumenti e processi molto vicini al “fai da te”.
La carenza di tecnologie e piattaforme collaborative che facilitano la comunicazione tra le persone e l’assenza di prassi per gestire il lavoro da remoto, sono solo due macro fattori che – in situazioni simili – pesano molto sulla produttività. Per non parlare degli effetti collaterali generati: stress e agitazione, persone in tilt, incontri saltati e scadenze rimandate.
Di certo un evento del genere, per la sua rarità ed eccezione, mette a dura prova tutti, ma l’aver impostato delle policy, dei protocolli comportamentali, delle tecniche di lavoro a distanza, può ridurre in maniera sostanziosa tali effetti. Ad esempio: anziché annullare o rimandare un incontro ci si può organizzare con una videochiamata. Ecco alcune domande da porsi:

• Esiste una piattaforma di video collaboration unica condivisa?
• Tutti sono in possesso di device (laptop, tablet, smartphone) per collegarsi da remoto e lavorare?
• Esiste un protocollo / team agreement (interazione, moderazione, comunicazione) per la gestione della video chiamata?

Semplice vero? In realtà non è così scontato per tutti. C’è chi si collega da telefono, chi non riesce proprio a collegarsi o ancora peggio – non ha internet. Comunicazione frammentata ed efficacia della videochiamata pari a zero.

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Il Coronavirus ci insegna una cosa, in realtà già detta nelle numerose occasioni in cui mi sono trovato a parlare di Smart Working e raccolta anche nel nostro ebook www.thesmartworkingbook.com: solo attraverso la diffusione di un costante senso di urgenza si possono affrontare in maniera reattiva i cambiamenti del mercato.
Porre le basi per un’organizzazione flessibile con persone che si adattano alle varie situazioni, supportate da policy e tecnologie che facilitano la collaborazione è l’unica via per la sopravvivenza, soprattutto in casi come questi. E questa cosa deve spingere le aziende a svegliarsi.

Qui una lista di articoli che possono aiutare ad avvicinarsi al Remote Working:

• Remote Working: Prepare and Enjoy!
• The Remote Working Revolution Has Arrived – Join Us! (Video)
• How to Improve Your Remote Team Collaboration with Tech (Articolo + Infografica)
• The 10 rules found in every good remote work policy (Articolo)
• The dos and don’ts of remote working (Articolo)

Pensaci. Non troppo, e agisci!
Libri utili da leggere in questo caso:
“Il potere delle abitudini” di Charles Duhigg il quale narra come le abitudini si formano, quando ci condizionano e come cambiarle.
“Il nostro futuro. Come affrontare il mondo dei prossimi vent’anni” di Alec Ross che ha scritto questo libro con uno scopo ben preciso: raccontare a tutti il futuro che ci aspetta, per aiutarci a trovare il nostro posto nel nuovo mondo.