Alternative workplace: i luoghi e le modalità lavorative cambiano

Con il termine alternative workplace si indica un luogo di lavoro alternativo, dove le pratiche lavorative messe in atto e combinate tra loro, non sono tradizionali e possono sostituire integralmente, oppure affiancare i normali uffici tradizionali.
Le modalità adottate possono configurarsi come un semplice telelavoro, oppure sfruttare le nuove opportunità offerte dalle ultime tecnologie. La diffusione di questo modello, è legata a diversi fattori:

• l’aumento del costo della proprietà immobiliare nel quale ospitare gli uffici tradizionali, che corrisponde alla spesa principale;
• la necessità di migliorare i margini di profitto;
• la costante evoluzione del mercato globale; di conseguenza le aziende devono ripensare le modalità con cui operano e le soluzioni per la configurazione del luogo di lavoro.

L’alternative workplace rompe il classico legame che da millenni si è instaurato tra l’erogazione di prestazioni lavorative ed il luogo di lavoro convenzionale. Di conseguenza non è necessario che il lavoratore sia effettivamente e fisicamente presente per poter svolgere le mansioni e gli incarichi collegati alla sua posizione. Al tempo stesso le strategie messe in atto consentono di mantenere sempre un’elevata produttività.
Gli obiettivi che si raggiungono sono il miglioramento della collaborazione tra i dipendenti, un aumento di fidelizzazione nei confronti dei lavoratori e della produttività lavorativa.
Al tempo stesso si vuole incrementare il benessere e la salute dei lavoratori, i quali possono stabilire un equilibrio tra lavoro e vita privata. L’alternative workplace cambia quelle che sono le modalità lavorative e la percezione del lavoro stesso.

Quali sono i settori maggiormente coinvolti

Nel corso degli anni le organizzazioni e le aziende che hanno adottato strategie di alternative workplace sono aumentate in maniera considerevole. Si stanno diffondendo nei settori tecnologici, dell’energia, della sanità, dell’istruzione e farmaceutico.
Sono le grandi imprese con oltre 100.000 dipendenti ad incentivare l’alternative workplace, rispetto alle organizzazioni di minori dimensioni. Qui sono privilegiate le soluzioni di coworking. Invece i datori di lavoro di medie dimensioni (da 5.000 a 50.000 dipendenti) adottano sia queste modalità, che l’utilizzo di spazi non assegnati. In questo modo si incrementa la flessibilità sul posto di lavoro, in vista dell’adozione di opzioni di lavoro home-based.

La distribuzione del fenomeno

Negli ultimi anni la geografia del fenomeno è diventata sempre più variegata.
Rispetto agli anni precedenti, il campione di aziende esaminate nel 2017, risulta essere più globale: quasi la metà delle imprese che si trova negli Stati Uniti; mentre è aumentata in maniera significativa la presenza dei soggetti asiatici, sudamericani e australiani. Inoltre per la prima volta viene presa in considerazione anche l’Africa.

Alternative workplace: come implementare il cambiamento

Quali sono i driver principali

Le aziende che adottano strategie di alternative workplace si pongono differenti obiettivi a seconda del settore in cui operano, la struttura dell’organizzazione, il tipo di attività e di produzione e il numero di dipendenti. Al tempo stesso si rilevano alcune caratteristiche comuni. Innanzitutto, i principali driver variano se si applicano programmi informali oppure formali.
Nel caso di programmi formali, le modalità sono integrate in pianificazioni aziendali strutturate, e nel 76% dei casi l’obiettivo più importante riguarda la riduzione dei costi. Negli altri casi sono posti come obiettivi la fidelizzazione e la collaborazione dei dipendenti, oltre all’incremento della produttività e a una maggiore attenzione verso la salute e il benessere.
Invece per quanto riguarda le soluzioni informali il primo obiettivo risulta essere la produttività aziendale, alla quale seguono la possibilità di bilanciare la vita privata e il lavoro e il risparmio dei costi.
Le modalità formali si allineano maggiormente agli obiettivi aziendali, mentre quelle informali prestano una maggiore attenzione alle priorità dei dipendenti. Molto importante e necessario è mettere in atto soluzioni integrative per rendere meno difficoltoso e più semplice il passaggio dai programmi informali, a quelli formali.

Come avviene la gestione del progetto

Nel 2017 c’è stato un forte cambio di rotta nell’ambito della gestione e del management dei programmi di alternative workplace.
Le analisi nel 2013 registrarono un deciso aumento delle strategie gestite dalle risorse umane e, soprattutto, dalla leadership esecutiva. Invece nel 2017 si è assistito ad una notevole riduzione dei piani affidati al management esecutivo e strutturale.
Al contrario, hanno subito un forte incremento le strategie messe a punto e gestite dall’amministrazione aziendale, dal settore delle comunicazioni e delle pubbliche relazioni, delle tecnologie informatiche e dal management della produzione.
Inoltre è aumentata la dispersione gestionale dei programmi legata alla presenza di molte aree funzionali, anche se i soggetti demandati maggiormente presenti sono le risorse umane (responsabili dei programmi nel 24% dei casi) e il management immobiliare (33%).
Questa soluzione si spiega con l’attenzione prestata dalle aziende alla riduzione dei costi. In ogni caso è fondamentale la collaborazione con altre unità funzionali. Ovviamente in questi casi si fa riferimento ai programmi e alle strategie formali di lavoro alternativo, mentre in quelle informali si assiste a una maggiore diversificazione delle aree gestionali.

Chi deve approvare il programma

Come si è registrata una notevole riduzione della presenza della leadership esecutiva e del management immobiliare, nella gestione dei programmi per l’alternative workplace, si è ridotta la percentuale dei casi in cui l’approvazione di tali strategie è affidata a questi settori. Si è assistito a un vero e proprio crollo nel caso del management immobiliare. I casi in cui questo settore approva i piani di alternative workplace, sono passati dal 56% al 13%.
Al contrario sono aumentate notevolmente le percentuali di alternative workplace approvati dal settore delle tecnologie informatiche, delle comunicazioni, delle pubbliche relazioni e della finanza, dall’amministrazione aziendale e dall’ambito ingegneristico, customer service e della filiera produttiva.

Alternative workplace: alcuni ostacoli

Esistono alcuni ostacoli, sia nell’ambito del management che tra i dipendenti, per quanto riguarda l’introduzione di strategie di alternative workplace. La barriera più resistente e diffusa riguarda il permanere di una cultura organizzativa basata su una concezione tradizionale e convenzionale del posto del lavoro.
Seguono la preoccupazione della stessa azienda a non modificare un sistema collaudato e funzionale, a cui si lega anche la paura del cambiamento da parte dei dipendenti.
Altre barriere minori, ma ancora significative includono la mancanza di infrastrutture e di supporti informatici, la preoccupazione di essere più esposti a trasferimenti di sede oppure licenziamenti, se non presenti fisicamente sul luogo di lavoro, la paura di perdere i contatti con il manager e i colleghi.
Inoltre possono mancare le competenze per attuare programmi di alternative workplace e si possono avere maggiori preoccupazioni per quanto riguarda la sicurezza.

Il coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti è fondamentale per gestire con successo il cambiamento passando da una modalità di lavoro tradizionale, a uno basato su modalità di alternative workplace. In particolare bisogna mettere in atto un adeguato programma di comunicazione, che può assumere molte forme in base alla cultura aziendale, all’organizzazione e alle soluzioni privilegiate.
Si adottano nella maggior parte dei casi comunicazione scritte, discussioni in piccoli gruppi, l’utilizzo di siti web e le presentazioni di gruppo. Man mano che i programmi maturano, le aziende riescono a far comprendere meglio ai dipendenti i vantaggi offerti da queste modalità, così da contrastare in maniera intelligente ed efficace le resistenze interne.

Leggi anche La cultura dell’innovazione è nelle mani delle persone giuste?

I problemi comuni riscontrati dalle organizzazioni nei programmi di lavoro alternativi

In passato si temeva che l’adozione di strategie di alternative workplace che prevedessero la gestione di dipendenti che operavano da remoto, avrebbe portato ad una diminuzione della produttività aziendale. I risultati hanno chiaramente smentito queste preoccupazioni. Al giorno d’oggi questo timore riguarda una percentuale minima delle aziende.
Il più importante problema che le organizzazioni hanno riscontrato riguarda, in oltre la metà dei casi, la preoccupazione per un eccessivo carico di lavoro da parte dei dipendenti. Si tratta di un timore diffuso e presente da anni, ma che è aumentato notevolmente con la diffusione del lavoro da remoto.
Inoltre i dipendenti hanno evidenziato crescenti difficoltà a ottenere feedback dai propri manager (poco più della metà dei casi), soprattutto in organizzazioni dove anche i dirigenti hanno adottando stili di lavoro alternativi.

Misurare il successo dei programmi di alternative workplace

Quali parametri utilizza l’unità organizzativa?

Per un lungo periodo di tempo, i parametri adottati per valutare il successo delle modalità e dei programmi di alternative workplace, sono stati dominati dal concetto di efficienza e produttività lavorativa. Al giorno d’oggi, invece, le organizzazioni hanno iniziato a prestare una maggiore attenzione alle effettive prestazioni lavorative dei dipendenti.
Al tempo stesso nel 2017, le analisi hanno riscontrato un sostanziale bilanciamento tra i parametri aziendali e quelli previsti dai dipendenti nel processo, per determinare il successo di un programma di alternative workplace.
Dal punto di vista dell’organizzazione vengono privilegiati la produttività, l’efficienza delle modalità lavorative e la riduzione dei costi. Invece le metriche personali si focalizzano sul livello di soddisfazione dei dipendenti, sul loro effettivo coinvolgimento e sul miglioramento della loro salute e dei livelli di benessere.
Tuttavia esiste una percentuale di aziende che non misura il successo dei propri programmi di alternative workplace per differenti ragioni.
 
In ogni caso si è constatato che l’ottimizzazione dell’efficienza produttiva e lavorativa, non garantisce il successo delle strategie messe in atto nel caso in cui le modalità adottate demotivino e disincentivino i dipendenti. Al contrario, è fondamentale riuscire a creare un alto livello di fidelizzazione. Al tempo stesso per il successo aziendale è necessario avere una forza lavoro felice e impegnata, dando spazio anche alla creatività e al coinvolgimento nelle pratiche dell’organizzazione.

Potrebbe interessarti anche Le due T della flessibilità del lavoro: Trust & Technology