7 consigli per rendere produttivo il tuo lavoro agile

Essere uno smart worker vuol dire che il datore di lavoro ti ha dato la libertà di gestire le tue attività lavorative nel miglior modo possibile determinando dove, come e quando.
Con le condizioni giuste per svolgere il tuo lavoro, puoi raggiungere un maggior livello di efficienza e di qualità oltre che combinare meglio lavoro e vita privata.
Smart working però non significa essere autonomi al 100%. Potremmo domandarci quali siano allora i limiti alla nostra autonomia. Ebbene non bisogna mai dimenticare di considerare le esigenze dell’azienda e dei colleghi di lavoro. Diventare uno smart worker (o creare un’organizzazione smart) non è semplice in quanto bisogna trovare un nuovo equilibrio e una nuova “normalità”.
Partiamo dal presupposto che la tua organizzazione voglia promuovere il lavoro agile. Hai la possibilità di decidere dove, come e quando svolgere il tuo lavoro. A questo punto come stabilisci il miglior modo per raggiungere i tuoi obiettivi? La libertà di gestire il tuo lavoro significa anche che devi fare delle scelte che non dovevi fare prima. Vorrei presentarti sette tips per rendere il tuo lavoro agile il più produttivo possibile.

1. Lavora alle cose più complesse quando sei più produttivo

Sembra un “No brainer”, vero? Eppure non lo è visto che da sempre lavoriamo tutti insieme agli stessi orari. Io per esempio sono molto più produttivo al mattino presto (prima delle 9.00) e dopo cena, in questi momenti della giornata riesco a svolgere meglio i lavori più complessi. Se dovessi lavorare dalle 9.00 alle 18.00 perderei le mie ore “buone” nel traffico.
Poichè riesco a raggiungere il miglior livello di produttività solo durante alcune ore al giorno, è bene che stabilisca che nel resto della giornata faccia altre cose (come Skype calls, riunioni e attività che intelletualmente sono meno impegnative).
È importante quindi che anche tu individui quali siano i tuoi orari di maggior produttività. Indicativamente per la maggior parte delle persone è la mattina.
Se vuoi fare un test più scientifico, ti consiglio di leggere questo post sul blog di Trello.

2. Scegli il posto di lavoro adatto

Organizza il tuo lavoro in modo che riesci a combinare le attività con il giusto luogo di lavoro. Negli uffici moderni ci sono diversi spazi di lavoro (Posti normali, punti d’incontro, spazi di concentrazione, brainstorming rooms) ma anche fuori dall’ufficio si può lavorare benissimo. Fatti ispirare dalle persone nei coworking o lavora nella tranquillità di casa tua.
Scegli il posto di lavoro adatto per le tue attività, questo ti renderà più produttivo.

3. Non fare multitasking

Pensavi di essere una di quelle persone in grado di fare tante cose contemporaneamente? Purtroppo la scienza ci ha dimostrato che, per quasi tutti, è impossibile.
Il nostro cervello si può concentrare su una sola cosa. Se fai più cose insieme significa che la tua attenzione si sposta molto velocemente dall’una all’altra.
Quando fai un compito, concentrati solo su quello. Non farti disturbare da email o dal tuo cellulare. Questo fa bene anche alla tua salute. Una ricerca delll’Università della California mostra che anche le interruzioni nel lavoro comportano una maggior frustrazione e un aumento dello stress.
Un modo per focalizzarsi appieno su un unico topic è la “Pomodoro Technique”; lavori su un compito in blocchi di 25 minuti e dopo ogni blocco fai una pausa breve.

4. Organizza il tuo lavoro per il prossimo giorno

Concludi il giorno lavorativo con l’organizzazione del lavoro per il giorno successivo. Ogni sera io faccio l’elenco delle cose da fare il giorno dopo non dimenticando l’ordine di priorità e la complessità.
Per farlo ci vogliono 5 minuti e guadagni due grandi vantaggi:

1. Mi posso staccare completamente dal lavoro perché sono sicuro di non aver dimenticato nulla;
2. Non perdo tempo al mattino seguente al pensare su cosa dovrei fare.

Inizio subito con la mia do to list. Non dimentico di inserire anche le attività sui social media e il controllo dell’inbox. Per me sono attività come tutte le altre e quasi mai il punto di partenza della giornata di lavoro.
Per l’organizzazione del lavoro giornaliero uso Wunderlist, ma ci sono tanti altri tool utili da provare.

5. Non fare un programma troppo pieno

Se organizzi il tuo lavoro non fare un programma che arrivi ad occupare tutto il tuo tempo. Bisogna essere flessibili, destinare il tempo a delle attività ad hoc. È fondamentale che tu abbia del tempo per riflettere.

6. Non lavorare troppo

Se lavori più ore al giorno ricorda l’output per ora diminuisce. Lavorare di più non ti rende necessariamente più produttivo. Probabilmente non ti sarà capitato spesso che il tuo datore di lavoro ti abbia chiesto di lavorare meno. Ma non sarebbe male. Staccare dal lavoro è importante, hai anche un’altra vita.

7. Smart Working = Dialogo Continuo

L’ultimo tip fa parte del capitolo finale del The Smart Working Book (ebook gratuito).
Bisogna esprimere e condividere con gli altri le condizioni che ti permettono di svolgere il tuo lavoro nel miglior modo. Proprio attraverso la condivisione di tali esperienze con i colleghi si crea la fiducia reciproca necessaria per lavorare insieme in modo nuovo.
Se manca il dialogo e la condivisione su come si preferisce lavorare, allora fallisce il progetto Smart Working perché tutti inevitabilmente torneranno a lavorare nel modo di default: dalle 9.00 alle 18.00, nel solito ufficio e al solito posto di lavoro.