5 regole fondamentali per la gestione di un team virtuale globale

Le attuali metodologie di project management e di team management integrate con gli strumenti di ICT, permettono ai componenti di un progetto di lavorare slegati da vincoli temporali e da vincoli geografici con benefici per l’azienda, che vanno dalla riduzione dei costi ad un accesso più rapido, a conoscenze e competenze specifiche.
Lavorando per clienti globali e con coworker dislocati ovunque nel mondo, ho visto project manager con un track record di assoluto valore in difficoltà quando chiamati a replicare il loro lavoro virtualmente. Una delle principali difficoltà consisteva nel riuscire a gestire le risorse umane in modo tale da costruire uno spirito di gruppo, nonostante la distanza geografica.
Per questo, senza dilungarmi troppo in riflessioni teoriche, propongo 5 action points che – in base alla mia esperienza – quando applicati, migliorano la performance e la qualità del lavoro del team.

Conosci i tuoi collaboratori

Una perfetta pianificazione del progetto non può prescindere dalla profonda conoscenza sia tecnica che umana delle proprie risorse e dei propri collaboratori. Oltre che la competenza tecnica, l’esperienza pregressa nello smart working è un elemento discriminante importante nell’assegnazione dei task e delle responsabilità all’interno di un team e per valutare un’eventuale necessità di monitoring o tutoring, come nel caso di risorse junior.

Costruisci relazioni e non solo interazioni

Tra i migliori consigli ricevuti, c’è sicuramente questo:

Non iniziare mai alcuna call, senza passare 5 minuti a discutere del più e del meno con il team.

Lavorare attraverso la mediazione di strumenti tecnologici porta con sè la tendenza a “robotizzare” le relazioni e a ridurle a mero scambio di informazioni. Combattere questa tendenza porta a una maggiore coesione del team.

Usa a tuo vantaggio la diversità culturale.

È impossibile pensare di gestire allo stesso modo persone con culture differenti. Il manager virtuale – in tempi molto più ridotti di chi lavora in contesti tradizionali – è chiamato a capire come rapportarsi con culture diverse dalla propria, e saper personalizzare il proprio stile di management a seconda della composizione del gruppo di lavoro. Le parole chiave in questo caso sono tre:

1. Ascolto
2. Osservazione
3. Flessibilità

Trasforma la flessibilità in un vantaggio

Lavorare in diverse time-zone o, comunque, con una flessibilità di tempo maggiore rispetto a metodologie tradizionali, consente di avere un team “che non dorme mai” e che è attivo 24/7.
La  pianificazione del progetto deve tener conto delle fasce orarie di lavoro di ognuno, in modo da ridurre al minimo tempi morti ed inutili rallentamenti del processo produttivo;

Non dimenticare il tempo libero

Nella pianificazione del progetto assegna carichi di lavoro e scadenze tenendo conto anche di parametri extra lavorativi: accrescerai sia l’efficacia del team, sia lo spirito di gruppo.
Un team multiculturale – inoltre – porta con sé anche tradizioni e festività differenti. Ad esempio, nella pianificazione di un progetto che include stakeholders indiani, tener conto delle festività locali – come il Diwali – sarà sicuramente apprezzato.  
Smart working non è semplicemente “il lavoro d’ufficio svolto a distanza”, ma è una metodologia di lavoro nuova e complessa, con potenzialità enormi e con rischi da saper gestire.
Ad un setup tecnologico e infrastrutturale ottimale (per un approfondimento ti invito a leggere: “The Smartworking Book“), deve far seguito la capacità di gestire un team di lavoro che presenta complessità nuove ed aggiuntive rispetto a un team di lavoro tradizionale.
Un team dove la componente umana è mediata dalla tecnologia e che quindi deve essere oggetto di grande attenzione.