5 modi per assicurarsi che i remote worker si sentano parte del Team
Tradurre letteralmente il modo di dire Inglese “Out of sight, out of mind” in “Lontano dagli occhi, lontano dai pensieri” rende bene l’idea di un duplice aspetto legato allo Smart Working, entrambi a connotazione negativa: l’incertezza del datore di lavoro che il worker non stia lavorando come dovrebbe qualora non sia presente in ufficio, e il timore del worker di sentirsi escluso dai colleghi e dalle dinamiche di team.
Il primo aspetto è legato alla cultura del manager, che deve necessariamente riuscire a muoversi e orientarsi verso un tipo di concezione del lavoro basata su fiducia, virtualità e sviluppo delle competenze (ne abbiamo parlato qui).
Per approfondire puoi leggere i 4 principi del manager moderno
Non ci soffermeremo su questo aspetto, ma piuttosto sui timori che i worker potrebbero avere nei confronti del lavoro in remoto, timori legati principalmente alla sensazione di allontanamento dai colleghi e da quelle dinamiche quotidiane che si instaurano nella vita d’ufficio.
I due assutnti fondamentali del nostro ragionamento sono:
1. Essere fisicamente lontani non significa di per sé essere esclusi da importanti conversazioni, attività o dinamiche di team
2. Quanto sopra può invece verificarsi se il manager non agisce. Non reazione, ma azione (dunque preventiva), volta a mostrare che ogni singolo worker è valorizzato costantemente a prescindere dal luogo in cui opera
Vediamo quali sono i tipi di azioni più efficaci che lo smart manager può e deve intraprendere per raggiungere la soluzione ottimale e realizzare l’assunto 1 di cui sopra.
5 consigli per manager e worker per essere parte del team anche da remoto
1. Rendere la comunicazione seamless.
Creare un sistema di comunicazioni che non preveda soluzioni di continuità può sembrare una soluzione ovvia, ma non è così: se gestite remote worker, investite in ogni tipo di strumento possibile affinché essi si sentano connessi con il resto del Team.
Da HipChat a Skype per la comunicazione, da Slack ad Asana per la gestione dei progetti e il team management, trovare strumenti e modi per limitare l’ammontare di email e per aiutare tutti a comunicare real-time e capire dove ci si trova con i progetti in corso è un’azione che renderà la vita di tutti molto più facile.
Tuttavia, non è solo scaricando questi strumenti che si risolve il problema: bisogna saperli utilizzare. Il primo passo in tal senso sarà rendere i worker responsabili nell’utilizzo dei tool, e trovare modi per incentivare la collaborazione e la comunicazione.
Le idee nascono ad alta voce. Se nel migliore dei casi i worker sono al lavoro in hub aziendali con altri colleghi, nel caso invece di worker che lavorano da casa, la mancanza di conversazioni (che siano di lavoro o meno non importa) può restringere prospettive e reprimere idee.
Per migliorare la situazione di quest’ultimo caso, una soluzione può essere quella di prevedere l’utilizzo di spazi di coworking in sostituzione del lavoro da casa. Gli spazi di coworking rappresentano una soluzione a metà tra casa e ufficio, offrono conference room e connessioni a internet sicure e veloci, sono forniti di cucine e di stanze per diversi utilizzi (concentrazione o svago).
3. Organizzare meeting e appuntamenti regolari.
Lavorare da casa o dal coworking non significa che il worker debba avere accesso limitato in ufficio. Organizzate meeting regolari in ufficio, o attività di Team Building con tutti i membri del team, oppure ancora business lunch di aggiornamento. Le occasioni di incontro tra colleghi e membri del Team non devono necessariamente essere etichettate come professionali, anzi occasioni più informali aiutano non solo a sviluppare legami più forti ma anche a sviluppare connessioni e idee inaspettate.
4. Favorire il coinvolgimento nella community di riferimento.
È sempre possibile rendere i worker rappresentanti della azienda presso la community di riferimento. Eventi legati alla vostra industry di riferimento, conferenze, ed eventi di network offrono l’opportunità di elevare il profilo dell’azienda. Inoltre, la partecipazione a questi eventi aiuta i worker a realizzare quanto essi siano importanti agli occhi del manager e dell’azienda.
5. Rappresentare un modello comportamentale di riferimento.
A conti fatti, inizia tutto con il manager. Bisogna mostrare ai worker come trattare colleghi distanti contattandoli frequentemente, incoraggiando la collaborazione e trovando modi di includerli anche se questo significa un passo in più o un maggiore investimento. Ad esempio, è facile continuare la conversazione con chi si trova nella stanza quando salta la linea nella chiamata, mentre è difficile (ma la cosa corretta da fare) assicurarsi che tutti siano in linea prima di continuare. Se e quando i worker vedranno che il manager ha come priorità la disponibilità verso tutti loro, nessuno escluso, assimileranno a loro volta questo modo di fare che di li a poco diventerà parte integrante della cultura aziendale.
In conclusione, e a prescindere da progetti o strategie, la prima necessità rimane sempre quella di instaurare una forte e giusta cultura aziendale che trascenda il luogo di lavoro. Mostrare a tutti i worker che ognuno di loro è valorizzato, in quanto rappresentante dell’organizzazione, permette di dare il giusto tono alle iniziative e progetti dei mesi e degli anni a venire. E, naturalmente, riduce il rischio di percepire un senso di esclusione.
Articolo di Alberto Rossini
5 modi per assicurarsi che i remote worker si sentano parte del Team
