Dalla parte dello Smart Working: una testimonianza sul campo

Secondo gli ultimi dati presentati dalle ricerche del Politecnico a Ottobre 2018, gli Smart Worker in Italia sono ormai 480mila, in crescita del 20% rispetto al 2017 e più soddisfatti dei lavoratori tradizionali, sia per come possono organizzare e svolgere la loro professione sia nelle relazioni con colleghi e superiori.
Nonostante questo, numerose critiche e resistenze vengono mosse a questa nuova tipologia di lavoro, soprattutto da PMI e Pubbliche Amministrazioni, che lamentano scarsa propensione al lavoro in team da parte di chi lavora da remoto e incapacità nel “sentirsi coinvolti nel processo di crescita aziendale”.

Ma qual è l’esperienza di chi ha già adottato una filosofia smart working oriented per la sua impresa? Quali sono i vantaggi? E quali sono state e sono tutt’oggi le difficoltà?

Per capire meglio benefici e problemi dello Smart Working, abbiamo realizzato un’intervista a chi ogni giorno ha a che fare con un approccio remote-working oriented, con 45 dipendenti attivi in 3 differenti paesi dell’UE.
Daniele Bacchi è infatti co-founder di Reallyzation.com, un’innovativa piattaforma italiana legata alla ricerca di personale ICT, che porta al centro il talento e non il luogo fisico dove viene fornita la prestazione.

Smart Working: l’esperienza di Reallyzation

Q. Ciao Daniele, grazie per l’intervista. Dimmi, perché avete scelto di lavorare in smart working?

A. Ciao Sara, grazie a voi. Se chiedi alla maggior parte delle persone quale sia il luogo dove lavorano meglio e con maggior concentrazione, raramente risponderanno l’ufficio. Qualcuno, forse, risponderebbe: “l’ufficio di mattina presto, quando non c’è nessuno”.
Qualsiasi lavoro, che sia creativo o di concentrazione, necessita di un luogo tranquillo dove non essere interrotti, e gli uffici quasi mai lo sono. Questa è la ragione per cui in Reallyzation.com siamo remote-working lovers.

Q. Se dovessi in poche parole riassumere i vantaggi…

A. È un’arma in più che abbiamo sul mercato, visto che lavoriamo su più città europee pur essendo una realtà di 45 persone: il nostro business se non organizzato così sarebbe molto rallentato e molto appesantito da continui viaggi aerei.
Abbiamo tre sedi e ci piace che siano belle e confortevoli, così chi vuole venire in ufficio può farlo e quando ci incontriamo qui ci sentiamo davvero a casa, non correndo il rischio di non sentirci a nostro agio.
Non abbiamo remotizzato tutto quindi: abbiamo remotizzato il necessario!

Q. Non avete mai incontrato difficoltà nello sposare questa filosofia ?

A. All’inizio abbiamo avuto qualche brutta esperienza con qualche dipendente, ma era responsabilità nostra, cioè eravamo noi che non avevamo ancora organizzato il lavoro come oggi e non dotavamo le persone degli opportuni strumenti tecnologici e organizzativi per supportare il lavoro da remoto.
Come in tutte le innovazioni, bisogna andare oltre alle difficoltà iniziali derivanti dalle vecchie abitudini.
Racconto un esempio concreto per capirlo: ogni Lunedì abbiamo diversi meeting in azienda. Alcuni vengono gestiti con una room telefonica, altri con Google Meet.
Ricordo con un sorriso che all’inizio le cose non andavano così bene: c’erano rumori di fondo che impedivano una corretta comunicazione, non eravamo organizzati in scalette di interventi o non c’era chi aveva il ruolo di dare la parola ai vari partecipanti. Tutti questi problemi sono normali in ogni meeting e molto accentuati in un meeting virtuale.

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Q. E come li avete affrontati?

A. Non abbiamo mollato al primo inconveniente: ad esempio abbiamo capito che piccole accortezze possono far svoltare un meeting digitale e renderlo molto più produttivo di un meeting fisico. Alcune tra queste:

1. Puntualità: se in un meeting fisico ritardare qualche minuto non è grave, in un meeting virtuale la puntualità diventa fondamentale.
2. Training all’uso degli strumenti: bisogna che tutti, anche le figure junior, siano subito preparati a come si vive un meeting virtuale. Per esempio l’abilitazione del microfono solo quando si parla, l’utilizzo della condivisione dello schermo, l’utilizzo e l’abilitazione della webcam.
   Non devono servire delle “badanti digitali” per collegarci ad un Google Meet, ma ognuno deve sapere gestire gli strumenti in autonomia, così come saprebbe entrare in una stanza e sedersi.
3. Luogo adeguato: all’ora stabilita per il meeting bisogna trovarsi in un luogo adeguato, senza pensare che siccome è un meeting virtuale si abbiano meno responsabilità. Se non ne ho la possibilità – penso alle figure sales che per natura lavorativa viaggiano molto) devo preoccuparmi di avvisare che ci sarò, ma sarò collegato, per esempio, dall’auto.

Già seguendo queste 3 semplici linee guida, posso testimoniare e essere prova vivente che il meeting virtuale supera l’efficienza del meeting fisico, si perde meno tempo e si è più focalizzati sul risultato.

Q. C’è una parte del lavoro che avete constatato essere migliore mantenendo la “fisicità”?

A. La formazione delle figure junior. Le nostre persone junior per i primi tempi vengono sempre in ufficio e sono aiutate da persone senior che vengono in ufficio almeno una volta a settimana.
Organizziamo il nostro business e il lavoro di ogni persona che fa parte del team di Reallyzation al raggiungimento dei risultati. I nostri manager non sono manager delle sedie.

Q. Quanto è importante la tecnologia per il successo del remote working?

A. Molte aziende, anche grandi e moderne, non utilizzano lo smart working semplicemente perché non possono, non hanno la struttura tecnologica adeguata. Adeguarla richiede un effort notevole, sia economico, sia di tempi di adattamento al cambiamento. Ma la tecnologia da sola non basta, bisogna anche saperla usare, usarla bene, e insegnare ad usarla bene.
La nostra azienda è basata su diversi software che consentono di lavorare e di produrre “avanzamenti” visibili sia ai clienti che ai team leader. Questi software forniscono dati che consentono di focalizzare l’attenzione di chiunque sull’operato e sulla responsabilità delle persone verso il proprio lavoro, e i risultati attesi e condivisi.
Senza la totale digitalizzazione dei nostri processi non sarebbe possibile il remote working come lo facciamo oggi.

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Q. Cosa serve per compensare la distanza tra le persone?

A. Poniamo molta attenzione su questo tema perché non vogliamo che le persone si sentano isolate, ma parte di un gruppo, così come in ogni azienda sana. Sembra qualcosa di complicato, far sentire vicine tra loro persone molto distanti fisicamente, ma organizzando bene la cosa all’inizio poi non è difficile da mandare avanti e da trasmettere ai nuovi arrivati. Le soluzioni sono spesso semplici:
✔abbiamo un gruppo di Whatsapp – forniamo tutti di telefono aziendale – in cui ci sentiamo ogni giorno condividendo i piccoli successi quotidiani o i piccoli problemi;
✔organizziamo ogni trimestre un evento sempre diverso (una volta una cena, una volta una camminata in montagna), in cui dedichiamo parte del tempo al meeting sulla condivisione dei risultati e parte ad intrattenimenti vari. Per l’estate 2019 ad esempio faremo le cose in grande: portiamo tutti tre giorni in Sicilia, dove faremo una gita sull’Etna con le Jeep.
Insomma ci sentiamo più vicini noi rispetto a tante aziende tradizionali in cui i vicini di scrivania si parlano appena.
Grazie a Daniele Bacchi per aver raccontato la sua esperienza sul campo con lo smart working ed un grande in bocca al lupo per Reallyzation. Continuate su questa strada, è quella giusta da intraprendere e percorrere per il bene di aziende e dipendenti.