Non esiste smart working senza trasformazione digitale

Perché la digital transformation e lo smart working sono due facce della stessa medaglia? Perché per introdurre un cambiamento come lo Smart Working, prima occorre inquadrare la trasformazione digitale nelle organizzazioni e rielaborare i processi con il fine di valorizzare le persone e le relazioni.
Per poter fare questo bisogna seguire un percorso, mettere in pratica delle tecniche per rivedere in chiave digitale questi processi. E non solo. Si devono abilitare le persone a lavorare in maniera più performante indipendentemente dalla geografia.
Ne parlano in questa intervista Giovanni Tufani CFO e co-founder di Seedble e Lucio Valente CTO di SayDigital.

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Smart working e digital transformation: binomio chiave per il futuro delle organizzazioni

Q. Ciao Giovanni e ciao Lucio, grazie per essere qui su Spremute Digitali. L’attuale situazione sta mostrando le vulnerabilità delle aziende. Quanto la trasformazione digitale diventa chiave per il futuro di un’organizzazione?

Giovanni. Già prima del coronavirus diversi segmenti di aziende stavano passando un momento molto delicato, penso in particolare a tutte le aziende del mondo retail, alle aziende di professionisti, al mondo del turismo.
Ora dopo questa tremenda batosta e questa chiusura forzata la situazione è ulteriormente peggiorata.
Non voglio sembrare drastico, ma purtroppo molte non ce la faranno a sopravvivere. Per quelle che invece riusciranno a tornare all’operatività ho l’auspicio che questo tremendo spavento li sproni ad evolvere.
Per sopravvivere sul mercato non è più sufficiente fare come si è sempre fatto. Il management deve prendere in mano il proprio business. Iniziare a ristrutturare e a riorganizzare i propri processi e crearne di nuovi.
Le aziende devono iniziare la propria scalata lungo la ripida piramide dei dati, mettere a terra una nuova vision e sfruttare tutte le opportunità che il digitale mette a disposizione.

Q. Le tecnologie sono necessarie per abilitare le persone a lavorare da remoto. Ma non basta solo un software per la video collaboration e un laptop per fare quello che oggi in tanti chiamano Smart Working. Serve ben altro. Giusto?

Lucio.  Si per cominciare, cuffie e microfoni decenti! 🙂
A parte gli scherzi, per rispondere a questa domanda facciamo un passo indietro. Un bel po’ di anni fa fummo contattati per la necessità di un software da un’azienda che si occupava del montaggio di strumenti di monitoraggio su rotaie.
Dopo i primi colloqui di presentazione reciproca e di approfondimento del problema emerse una frase che ricordo ancora : “Il nostro modo di lavorare è impeccabile e se sviluppate il software per implementarlo, avrete un prodotto eccezionale e potrete poi rivenderlo anche ad altre aziende”.
Inizialmente pensavo che il suo fosse solo un tentativo, piuttosto maldestro, per ottenere uno sconto. Negli anni successivi però ho notato che questo in realtà è un pattern ricorrente.
L’imprenditore non ti contatta quasi mai perché ha un problema, ma perché ha già una soluzione! Il suo “problema” è che gli serve qualcuno che la implementi. Ecco, una delle difficoltà maggiori di chi fa il mio lavoro è proprio di stravolgere questo concetto alle base.
Spesso, e la situazione attuale ne è una prova lampante, il software o il tool di turno (mancante o sbagliato che sia) viene utilizzato dall’imprenditore o dal manager per giustificare problemi e inefficienze.
Se lavoriamo male è perché non abbiamo un software/strumento adatto, che non ci aiuta, o che è proprio sbagliato. Per questo chiamiamo qualcuno che ce ne sviluppi o implementi uno. Quasi mai però si mette in discussione il modo di lavorare.
Quello che sta succedendo in questo momento è che la quasi totalità degli imprenditori tenta di affrontare il problema attuale semplicemente scegliendo un tool per fare videoconferenze. Alcuni, più illuminati, capiscono che occorre anche un tool di remote collaboration. Ma quasi nessuno mette in dubbio la modalità di lavoro finora adottata. Pertanto continuano a fare le cose così come le hanno sempre fatte.
Il problema è che non avendo contatto diretto con i propri collaboratori, tentano di ovviare aumentando il numero di videoconferenze (chiamo scherzosamente questo meccanismo overmeeting 🙂 o con strani e curiosi meccanismi (mi è capitato di parlare con amici che devono inviare una mail appena iniziano a lavorare, ogni volta che vanno in pausa, una a fine della giornata lavorativa).
Mi sono un po’ dilungato, ma quello a cui voglio arrivare è che secondo me prima di ogni cosa è necessario analizzare, mappare e disegnare i propri processi aziendali (che rappresentano nient’altro che il modo di lavorare) e solo dopo decidere cosa fare.
Pochi sanno che esiste una disciplina specifica per fare questo con un proprio ciclo di vita o un linguaggio standard per disegnare i processi. La disciplina è il Business Process Management (BPM), il linguaggio è il BPMNv2.

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Q. Rivedere i processi in chiave digitale offre tanti benefici? Quali?

Lucio.  Spesso anche solo mettere su carta il modo di lavorare rende evidenti moltissimi aspetti. Come si dice per il Project Management (altra faccia della stessa medaglia): con il Business Process Management non è detto che tu riesca a risolvere le tue inefficienze, ma sicuramente le renderai evidenti.
Pertanto diventa spesso evidente che il problema che credevi di avere è in realtà solo una conseguenza e la causa principale risiede da un’altra parte. Inoltre sin da subito, ottieni un beneficio ulteriore, ed è la trasparenza.
Quando poi si fa uno step in più e si passa a riorganizzare i processi anche in ottica digitale, integrando le attività con strumenti e tool specifici o automatizzando dove possibile, i vantaggi in termini di ottimizzazione sono evidenti ed inoltre la trasparenza a cui mi riferivo in precedenza diventa un vantaggio operativo.
Nel momento in cui hai condiviso il modo di lavorare, e di conseguenza gli obiettivi e i risultati, e metti a disposizione strumenti per farlo, non occorre applicare routine di controllo continue (o micro-management), ma si fa un step ulteriore verso la direzione di un modo di lavorare davvero scollegato dal tempo e dal luogo di lavoro e basato sulla fiducia.
Inoltre se si ha una mappatura dei propri processi, all’avvenimento di un evento non previsto, hai un arma in più per capire come adattarti alla situazione.
Ad esempio per un nostro cliente a cui in tempi pre-covid avevamo effettuato un analisi dei processi CRM e implementato Odoo, non è stato complesso riadattare il processo alla situazione attuale. Avendo le loro attività principali basate su incontri di persona che includevano firma di alcuni documenti cartacei, avevano di fatto il loro ciclo attivo bloccato. Con i processi definiti è stato semplice sostituire alcune attività, e grazie ad un app di Odoo per la firma digitale, si è potuto rendere il processo completamente “remote”.
Vi è poi un ultimo aspetto su cui credo di essere controcorrente. Si dice spesso che i tool e gli strumenti debbano essere scelti o costruiti in base al processo e non viceversa. Io credo però che bisogna essere pragmatici.
Ogni azienda ha decine di processi, di cui solo pochissimi sono core o che comunque creano un reale vantaggio competitivo. Ho visto spessissimo imprenditori spendere soldi e risorse nell’implementazione di processi custom senza nessun valore oggettivo.
Quando poi si arriva ai processi core e importanti spesso è finito il budget e si fanno pastrocchi. Per questo cerchiamo di evitare il più possibile customizzazioni (che paradossalmente sarebbero per noi business) spingendo il cliente ad utilizzare le app standard per i processi meno importanti e concentrando poi le risorse in quello che realmente crea vantaggio competitivo.

Q. Cosa impareranno le aziende dopo questa emergenza?

Giovanni. Quando questa emergenza sarà finita, o quantomeno quando ci saremo abituati a questa nuova normalità, confido nel fatto che molte aziende abbiano capito che non devono mai stare ferme e stazionare nella propria zona di comfort.
Questa pandemia deve far riflettere management e imprenditori sul fatto che non è possibile riuscire a controllare tutti i rischi ai quali un’azienda è esposta. L’imprenditore e il management devono affrontare le tempeste a viso aperto senza aver paura di non farcela, non devono aver paura di osare, di cambiare, di evolversi e di innovare continuamente.
Lucio.  Impareranno che è possibile controllare i propri dipendenti anche a distanza grazie alle video-call 🙂
A parte gli scherzi, in questo momento viviamo tutti in una sorta di bolla temporale. Tutti iniziano ad essere coscienti che le cose non torneranno alla normalità e molti hanno iniziato ad organizzarsi.
Il problema è che come al solito molti hanno identificato la situazione come un problema e si stanno adoperando per risolverlo, senza però mettere realmente in discussione il modo di lavorare e rendersi realmente resilienti.
Quello che io mi aspetto non appena si percepirà una sorta di normalità lavorativa e la bolla temporale scoppierà, è che molti cambieranno azienda e ci sarà un elevato turnover globalizzato.
La situazione attuale genera già molto stress di per sé, se poi un’azienda aggiunge stress basato su operatività della sfiducia e sovraccarico lavorativo, sarà evidente che per molti quella non sarà l’azienda giusta in cui rimanere. Quindi le aziende forse impareranno poco, ma le persone impareranno come scegliere l’azienda giusta in cui lavorare.

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