Smart Traineeship: Formazione smart, generale o specifica?

Nell’Ufficio Studi e Strategie dell’Enea è stata sperimentata la prima esperienza di Smart Traineeship: formazione smart svolta applicando i principi e gli strumenti dello smart working (ovvero condivisione, fiducia, coinvolgimento, partecipazione, responsabilizzazione, autonomia e uso di IT), all’interno del progetto Smart Working X Smart Cities (SW x SC).
Si è trattato solo di una “bellissima esperienza” da aggiungere al curriculum oppure un know how replicabile?

Smart traineeship: il tirocinio agile

Innanzitutto l’apprendimento e l’applicazione di metodi di lavoro collaborativo a distanza, costituiscono parte integrante del percorso formativo; la presenza continuativa nella sede di lavoro è sostituita da un’organizzazione di attività fondata sulla comunicazione digital e sulle tecnologie per la condivisione e la collaborazione.
Durante il tirocinio le attività sono impostate, svolte e monitorate attraverso la gestione elettronica di processi lavorativi ispirati ad un modello Kan Ban dinamico, nel quale tutti i componenti del team intervengono nelle decisioni del percorso.

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Per conoscere meglio la mia esperienza ti suggerisco di leggere, se non l’hai ancora fatto, il precedente articolo che tratta di formazione smart: “Smartworking formativo o formazione smart?  Esperienze di un tirocinio agile”.

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Perché la formazione è così importante?

Quando l’impresa procede all’assunzione di un nuovo lavoratore, di solito deve “formarlo” per far si che il neo-assunto sia in grado di lavorare in modo efficiente all’interno dell’impresa. Infatti solo se le skill del lavoratore sono adeguate al ruolo che dovrà svolgere, la sua produttività sarà elevata.
La formazione interessa sia i giovani che gli adulti durante tutta la carriera, quindi non deve essere limitata alla fase di inserimento del worker. Questo perché il continuo aggiornamento di competenze è l’unico mezzo per rispondere positivamente alle richieste di cambiamento della tecnologia, del mondo del lavoro. Inoltre permette al capitale umano, acquisito a “scuola” dai giovani lavoratori, di non diventare obsoleto.
Eppure se diamo uno sguardo ai dati, il quadro in termini di formazione è desolante e lontano dalle aspettative: le statistiche nazionali e internazionali hanno fotografato il livello europeo di partecipazione alla formazione sui partecipanti adulti (25-64 anni), evidenziando che l’Italia rimane tra i paesi dove il benchmark è al di sotto della media europea registrando un livello di partecipazione pari al 6,2 poco superiore alla Polonia, Turchia ,Grecia e Romania.
In breve…

• L’Italia è al disotto della media Europea.
• Il mercato del lavoro è sempre più competitivo e frenetico.
• Le competenze richieste sono sempre maggiori.

Cosa si sta facendo per aumentare la competitività del sistema?

Il lavoratore e il datore di lavoro hanno interesse ad investire nella formazione?
Da una lezione di Economia del Lavoro (Checchi D. in Brucchi L., Manuale di economia del lavoro, il Mulino, 2001.) riporto alcune delle valide e numerose motivazioni a sostegno della formazione dei lavoratori:

• Permette di accumulare ulteriore capitale umano anche dopo gli studi, ovvero nel corso della vita lavorativa, al fine di mantenere la propria occupabilità, di migliorare le prospettive di carriera e di aumentare il reddito da lavoro.
• Incentiva la mobilità del lavoro. Una possibilità importante per chi ad esempio ha la necessità di sottrarsi ad una situazione professionale insoddisfacente o ad un calo della domanda nel settore di appartenenza, proponendo le proprie competenze ad una nuova situazione professionale.
• Per il datore di lavoro può essere un requisito necessario per introdurre innovazioni tecnologiche o organizzative, per migliorare la “capacità di assorbimento”della conoscenza dall’ambiente esterno e la performance aziendale.
• In un contesto economico soggetto a continue trasformazioni, la formazione rappresenta uno strumento di adattamento e di flessibilità.
• Infine risulta uno dei punti focali nell’Invecchiamento attivo come Risorsa, strategia del 4° pilastro sull’occupazione. La formazione continua mira ad aumentare l’occupazione dei lavoratori. (A questo proposito consiglio il libro “Le politiche dell’Unione europea a favore delle imprese e dell’imprenditorialità” di Mariella Piantoni)

Quello che tutte le organizzazioni cercano è l’uomo già formato e competente, una persona che sia già stata ben formata da altri. Ma è solo quando realizziamo che è un nostro dovere, oltre che un’opportunità, collaborare per formare chi lavora con noi e renderlo sempre più competente invece di cercarlo già formato, che avremo imboccato la strada della vera efficienza. Frederick Taylor

Nuovo paradigma per ottimizzare i processi lavorativi

Durante la formazione smart in Smart Traineeship, la gestione delle attività di lavoro è avvenuta tramite un set di strumenti digitali, personalizzando l’utilizzo delle web application. La digitalizzazione dei processi lavorativi è avvenuta in forma graduale ed è stata studiata sulle esigenze del progetto. Ha permesso al gruppo di gestire sia le attività core (o centrali) come l’elaborazione delle relazioni, che le attività no core (o di supporto) come la calendarizzazione di un incontro.
Gli strumenti di comunicazione digitale impiegati in modo integrato per l’organizzazione delle attività sono stati:

• Hangouts e Doodle:  ovvero chat e strumenti di sondaggio per l’ottimizzazione delle comunicazioni e l’organizzazione rapida di riunioni e incontri. Ciò ha permesso di utilizzare in via residuale le mail, limitate alle comunicazioni esterne al gruppo di lavoro;
• Strumenti per videoconferenze, per comunicazione formativa, partecipazione a webinar e riunioni di progetto come Skype e Google Calendar. Limitando gli incontri nella sede Enea ogni qual volta vi fosse la necessità di coordinamento o verifiche di programma.

Di seguito invece gli strumenti di condivisione e collaborazione digitale che sono stati impiegati in modo integrato per l’organizzazione delle attività:

• Trello: strumento di project management, leggero e gratuito. Permette di gestire, condividere e monitorare le attività in maniera smart, in modo efficiente, versatile e veloce. La bacheca virtuale ha il vantaggio di essere flessibile e semplice ed è possibile organizzare, controllare e condividere ogni tipo di progetto e lavorare in autonomia o in condivisione. Inoltre permette di scomporre il progetto in compiti per organizzare il flusso operativo e controllare in ogni momento lo stato.
• Drive: cloud online targato Google, sincronizzato ed integrato. È un archivio in grado di sostituire la suite d’ufficio, è gratuito e semplice. È un medium collaborativo (mezzo e strumento): permette di collaborare con colleghi e i clienti in real time.
• Toggl: strumento di self and team management, che traccia il tempo speso per portare a termine un lavoro. Crea report su misura per autovalutarsi, per monitorare il gruppo di lavoro e i clienti. Permette di gestire la squadra di lavoro e le attività che possono creare maggior dispendio di tempo.

Prima di iniziare il tirocinio,non conoscevo la maggior parte di queste applicazioni, infatti nelle precedenti esperienze come trainee, ho usato moltissimo Office e software aziendali specifici (ad esempio Argento) e soprattutto ne ignoravo le potenzialità e i reali vantaggi.
La formazione su queste application è avvenuta con estrema facilità. Sotto l’attenta guida della tutor Marina Penna abbiamo personalizzato il metodo di lavoro in 6 semplici passaggi:

1. Cerca lo strumento su Google;
2. Scarica il tool (oppure la pagina in preferiti);
3. Registrazione utente;
4. Seguo il tutorial offerto;
5. Connessione con il team;
6. Condivisione del lavoro.

Quando la formazione è generale o specifica?

Il termine formazione si riferisce alle capacità di un individuo di porre in essere delle specifiche attività lavorative. Da una lezione di Economia del Lavoro (Checchi D. in Brucchi L., Manuale di economia del lavoro, il Mulino, 2001.) riporto la distinzione analitica delle due tipologie di formazione: quella generale e quella specifica.
Per formazione generale si intende quella che è in grado di generare lo stesso valore per qualsiasi impresa. La produttività del lavoratore aumenta nella stessa misura, in qualsiasi impresa egli venga assunto dopo la formazione.
Qualche esempio: la conoscenza dell’inglese, l’utilizzo di software molto diffusi e l’utilizzo di macchinari utilizzati dalle imprese di uno stesso settore.
La formazione specifica, è quella che ha valore solo per l’impresa nella quale il lavoratore l’ha acquisita (come accennato poco prima, è successo nelle mie precedenti esperienze da trainee). La produttività del lavoratore ha un incremento solo se rimane a lavorare per quella impresa; in caso contrario la sua produttività torna al livello precedente la formazione.
Ad esempio: la conoscenza e l’utilizzo di software specifici realizzati per una data impresa, l’utilizzo di un macchinario in uso in una sola impresa e la produzione di un farmaco coperto da brevetto.

Quindi il metodo di lavoro Smart, è formazione specifica?

Attenzione, la risposta è NO!
Le web application non sono “ricette per piatti particolari offerti da un unico ristorante”, bensì integrandole si genererà un know how di conoscenza utilizzabile in qualunque impresa. Inoltre il metodo è modellabile sulle esigenze delle attività da svolgere per ottimizzare i processi lavorativi.
Di seguito i risultati raggiunti:

• Accesso con facilità alle informazioni e risparmio di tempo;
• Abbattimento di vincoli geografici e benefici per il team-working;
• Sviluppo di socializzazione e cooperazione all’interno del gruppo di lavoro;
• Potenziamento del paradigma collaborativo nel lavoro;
• Sostituzione efficace di strumenti come email e chiamate, con la possibilità di riunirsi più facilmente;
• Velocità, flessibilità, interdipendenza, controllo, efficacia ed equilibrio negli step fondamentali delle attività lavorative.

Per esperienza personale, la formazione smart tornerà utile anche quando starete lavorando in un contesto non organizzato sul digital 😉