Miglioriamo il modo di lavorare: via l'email e spazio alle reti sociali

La differenza tra i modi in cui comunichiamo nella vita privata e nella vita professionale diventa sempre più grande. Nella nostra vita privata abbiamo contatti con la nostra famiglia ed i nostri amici via Facebook, Twitter e Whatsapp. Ho notato che utilizzo il cellulare sempre meno per le chiamate tradizionali. Se esco con amici facciamo l’appuntamento via messaggio di gruppo su Facebook. Ovviamente mi sento spesso con i miei genitori. Ma poco per telefono (il telefono fisso non ce l’ho più) e sempre più via Skype o FaceTime. Questa settimana ho partecipato a un meeting di Google a Rotterdam (Going Google – the Roadshow). Uno dei presentatori ha detto che la mission di Google è contribuire a un mondo in cui i loro clienti possono “lavorare come vivono”. Ha ragione: il modo di comunicare nella vita privata viene naturale, facciamolo cosi perché è veloce ed efficace.

I knowledge workers, coloro che lavorano con la conoscenza, da sempre hanno 3 elementi chiave: la presenza, le riunioni e le email. Queste ultime sono state introdotte 15-20 anni fa in ufficio e velocemente sono diventate uno dei nostri compiti principali. L’Email ha aggiunto velocità al nostro lavoro, ma nel tempo abbiamo iniziato ad abusarne per quasi tutti i nostri compiti. Ed ora l’email è diventata uno dei problemi più grandi della nostra vita professionale. Ho incontrato professionisti che mi dicevano che non avevano niente da fare quando non arrivavano delle email. Tragicomico. Siamo dipendenti così tanto dalle email che non riusciamo ad concentrarci sulle cose davvero importanti. Per essere completamente concentrati l’uomo ha bisogno di 20 minuti senzad istrazioni. Non capita spesso durante un giorno di lavoro, vero? E la email è in gran parte colpevole!

Il sovraccarico di email è un problema sia tecnologico sia umano. Siamo curiosi e insicuri: non vogliamo perdere un messaggio importante. Poi quando terminiamo un lavoro e svuotiamo la posta, possiamo finalmente gioire! Sensazione favolosa, vero? Purtroppo quando invece quando la casella si riempie, si manifesta in noi una sensazione di inquietudine. Si pensi poi a questo fenomeno: nel breve termine rispondere alle mail ci fa sentire bene, andando avanti ci rallenta collettivamente. Rischiamo di dimenticare cio’ che è davvero importante: innovare, creare dei progetti, servizi e prodotti di alta qualità. Anche i lati cattivi della collaborazione interumana si riflettono nella nostra corrispondenza via email. Utilizziamo le email per essere protetti da futuri rischi. E purtroppo spesso mandare tante email significa che uno è molto occupato: la presenza e l’impegno in ufficio ormai dipendono dalle email. Se mandi delle email tutto il giorno vuol dire che sei molto occupato e bravo nel tuo lavoro. Può essere! Ma forse bisognerebbe chiedersi se queste persone abbiano mai fatto un corso di gestione del tempo.

Ma se apriamo l’Outlook solo due volte al giorno, potremmo risolvere il problema dell’email? Sarebbe un passo avanti, ma c’è anche un problema tecnologico. L’email non è fatta per collaborare su documenti o per la gestione delle attività e dei progetti. Il più grande limite della email è il suo “carattere chiuso”. Non condividi le tue esperienze e la tua conoscenza oltre il gruppo di colleghi che conosci e con cui collabori spesso. Mandi una email solo alle persone che sai ti possono aiutare e (inconsciamente) escludi gli altri. Grazie ad un collega simpatico alla fine il tuo messaggio potrebbe arrivare ad un altro collega che non conoscevi. Anche se sei fortunato non sarà sempre così. Fuori le mura dell’ufficio la comunicazione va sempre più veloce, dobbiamo adattarci. L’email non ha la stessa forza e velocita’ delle reti sociali. Online la gente si trova perché comunica in modo trasparente e immediata. Chi è un esperto non viene stabilito dalla descrizione del mestiere ma dal valore aggiunto alla conversazione.

Allora, come possiamo avviare la transizione dalla mail alle reti sociali? L’approccio Atos e’ un esempio estremo. Nel 2011 il CEO ha deciso di avviare l’iniziativa Zero Email. Altre organizzazioni adottano misure meno drastiche. In Olanda un gran numero di dipartimenti del Ministero degli Esteri cerca di sostituire l’email gradualmente e in modo naturale per la comunicazione nelle reti sociali. I documenti non vengono più distribuiti (e moltiplicati con ogni messaggio) via email ma modificati in un singolo posto. Per lo scambio di informazioni sono molto popolari i gruppi privati su Facebook (ovviamente non per le informazioni e i dati particolarmente sensibili). Un’altra opzione popolare sono le social intranet, uno strato sociale addizionale su Microsoft Sharepoint con le funzionalita’ di Facebook. L’autorita’ dei mercati finanziari ed alcune banche grandi hanno scelto questa soluzione anche perchè viene costruito nei propri server.

Nel 2013 è arrivato il momento di dimenticare il modo di collaborazione ormai tradizionale. Le alternative per l’email ci sono, quali utillizzi tu?

scritto da Koen Lukas Hartog