Intervista a Sandro Ansink: l'ufficio moderno – part 3/4

Koen Lukas Hartog parla con i suoi colleghi project manager ed esperti di Smart Working olandesi. Li intervista per capire qual è la loro visione sullo smart working e come cercano di creare l’organizzazione del futuro. Il primo esperto che viene intervistato è Sandro Ansink, Programme Manager di Flex4Flex, il programma Smart Working dell’Autorità dei Mercati Finanzari (AFM).

Per leggere la prima e la seconda parte dell’intervista, clicca su:

Smart Working Manager: Intervista A Sandro Ansink – part 1/4 

Il Ruolo Del Project Manager Smart Working E L’importanza Dell’autonomia – part 2/4

L’AFM (Autorità dei Mercati Finanziari) ha riorganizzato l’ufficio. Qual è stata l’idea centrale, il punto di partenza?

L’intento è stato quello di far sì che l’ufficio diventasse un punto d’incontro che porti ispirazione. Prima dello Smart Working, l’obiettivo era quello di creare posti fissi. Questo approccio, però, non si addiceva bene alla concezione secondo cui servono differenti tipi di ambienti per differenti tipi di lavoro. L’obiettivo era di sostituire l’ufficio associato a un solo tipo di workspace. Invece dei posti fissi, si è cominciato a parlare di meeting point, posti di concentrazione e qualche postazione di lavoro tradizionale. Ora vi sono diverse sale riunioni, un bar e un ristorante per i meeting più informali, già presenti prima che iniziassimo a riorganizzare l’ufficio.
I posti flessibili sono stati creati per organizzare incontri tra diversi colleghi (e non sempre con quello seduto accanto a te) per poi creare una condivisione di know-how più profonda. Ma le persone non hanno bisogno di far parte di un gruppo fisso in cui si trovano bene? Come si rivede questo concetto con il comportamento storico umano?
Lo riconosco. Se modifichi l’ufficio, non cambiano automaticamente le abitudini dei colleghi. Nel nostro, abbiamo una postazione per tutti, ma non sarà sempre la stessa. Non è stato semplice accettare il cambiamento. Vediamo che il desiderio di venire in ufficio insieme ai colleghi è rimasto forte. E va benissimo. Per noi è stato uno dei motivi per mantenere un posto di lavoro per tutti. Ci sono delle organizzazioni dove il posto di lavoro per ogni worker è pari allo 0,6 e ciò ha provocato dei problemi. Se non puoi lavorare in ufficio non ti senti più il benvenuto.
 
L’obiettivo è di creare un posto di lavoro per diverse tipologie di lavoro. Per il primo worker, la postazione per fare un ottimo lavoro sarà quella che consente l’incontro tra gli altri colleghi, per il secondo sarà un posto di lavoro completamente silenzioso. Per organizzarsi bene servono delle regole mi immagino.
I nostri worker scelgono la postazione di lavoro che gli si addice di più al fine di ottimizzare la loro prestazione. Per ogni tipo di spazio o workplace abbiamo creato delle regole. Sono semplici ma funzionano. Per esempio: non è consentito telefonare se si lavora in uno spazio dove le persone devono essere concentrate. Se si vuole parlare al telefono, bisogna uscire da quello spazio. Per i workspace d’incontro vige la regola che si deve liberare la postazione se non si è fisicamente presenti per più di due ore, ad esempio perché si è impegnati per una riunione. E di riunioni ne abbiamo tante. Se non si è in grado di organizzare al meglio la propria giornata, significa che non si è in grado di creare un ambiente lavorativo che ispira. Non ha senso lasciare un posto occupato se non si è presenti per tutta la giornata.
Ci sono anche worker che si trovano ad occupare una diversa postazione ogni giorno. Come si trovano?
Usiamo Lync, il programma chat di Microsoft. Dallo stato del loro account Lync, tutti i worker possono indicare dove si trovano in quel momento. Tanti sono in contatto via chat oppure si sentono per telefono.

L’intervista continua qui: Intervista a Sandro Ansink: consigli sullo Smart Working concept – part 4/4