Mai sentito parlare di HiBox? Il futuro della collaborazione

Errori come la mancanza di comunicazione interna o processi duplicati, costano alle imprese 3.300 € all’anno per impiegato. Lo sapevi? Per non parlare della produttività, che cala drasticamente in mancanza di una buona gestione dei progetti, in un team di lavoro.
Quanti strumenti e tool avrai provato per far fronte a queste problematiche? E quanti di questi sono finiti nel dimenticatoio, un’icona nel mare delle app sul tuo mobile o pc, perché incompleti?
I tool che provavo a testare per la digital collaboration o per il project management, erano carenti sempre in qualcosa. Lo strumento magari era graficamente molto carino e usabile ed ottimo per il project management, ma aveva carenze in fase relazionale e collaborativa, per esempio mancava di chat interna. Oppure, altri strumenti con una gestione ottimale dei compiti, non avevano l’assegnazione di singole task ai componenti del team.
Il risultato? Invasione di tool, di notifiche e mancanza di agilità nel lavoro. Troppi strumenti da tenere d’occhio che invece di semplificare il lavoro, lo complicavano e dopo un breve periodo venivano lasciati in disparte perché macchinosi e inutili.
Quando si collabora in team con persone da varie parti d’Italia e del mondo si ha bisogno di un sistema smart che funzioni e che permetta di lavorare in gruppo ovunque ci si trovi, la collaborazione deve essere immediata e semplice, evitando di creare stress e nervosismi sul lavoro.
Per questo mi sono messa alla ricerca di un qualcosa che doveva essere più di una semplice chat di gruppo e più di un banale strumento “assegna task”. Era necessario avere la possibilità di comunicare e condividere contenuti in modo efficace, avere a disposizione il quadro generale delle attività da svolgere ogni giorno ed analizzare i progressi fatti.
Ho trovato Hibox, piattaforma che ha tutto il necessario per gestire progetti e collaborare in team in un unico luogo, in maniera semplice e intuitiva e, cosa non da poco, con una piacevole grafica ed un’ottima User Experience.

Cos’è HiBox e come funziona?

HiBox è un tool per la digital collaboration che integra la messaggistica aziendale (chat interna), la gestione dei compiti, la calendarizzazione e il monitoraggio dei progressi, la condivisione di file e le video conferenze per una collaborazione in team agile ed efficace.
La piattaforma impara dagli utenti, utilizza infatti l’apprendimento automatico. Un messaggio di chat inviato, se viene riconosciuto come task da svolgere, HiBox lo converte automaticamente in compito. Permette di aggiungere integrazioni esterne con altre applicazioni come Dropbox e Google Drive. Le notifiche e i file sono parte integrante dello stream e visualizzati direttamente nel Box principale della piattaforma.
 

Come utilizzare Hibox, aumentare la produttività e semplificare il lavoro in team

Prima di conoscere HiBox, questi erano gli strumenti con cui, più o meno tutti nel team, avevamo a che fare ogni giorno:

 
Questo modo di lavorare e collaborare comportava perdite di tempo, invio di mail inutili e dispersione delle informazioni. Con un efficace strumento per gestire progetti, invece il team può aumentare la produttività, soprattutto quando il tool è personalizzabile e offre l’opportunità di settare flussi di lavoro e processi.
Cosa è successo utilizzando Hibox? Abbiamo avuto la possibilità di:

• Dividere progetti di grandi dimensioni in parti gestibili da assegnare al team;
• Mantenere tutte le comunicazioni, la condivisione di file, aggiornamenti e promemoria nello stesso luogo.
• Tenere d’occhio i progressi e collaborare in tempo reale.

 Come funziona HiBox?

Utilizzare Hibox è molto semplice, basta iscriversi sulla piattaforma e il gioco è fatto. Una volta loggati ci si ritrova all’interno di uno strumento semplice e intuitivo sviluppato su tre spazi.

Lo Stream

La parte in grigio scuro. Un menù composto da 3 parti principali:

• Quella dedicata alle notifiche (contrassegnate dall’icona a forma di campanella), alle impostazioni del profilo, alle task personali che troverete assegnate in compiti ( il numero 1 di fianco alla parola compiti sta a significare che si ha un’attività in sospeso da portare a termine) e ad una sorta di archivio documenti (dove potrai trovare tutti i documenti che sono stati condivisi da te o con te);
• La parte centrale dedicata alle Stanze. La stanza che troverai di default al momento dell’iscrizione, sarà la Stanza Pubblica, un Hub dove tutti i membri del team possono conversare, scambiarsi documenti e informazioni taggandosi, digitando il nome della persona interessata, preceduta dalla chiocciola. Si possono creare quante stanze si ritiene necessario, ognuna per ogni progetto e coinvolgere solamente le persone facenti parte dello stesso. Adesso penserai: “Niente di nuovo, in questa funzionalità Hibox assomiglia molto a Slack…” ed è proprio qui che ti sbagli…
• La parte in basso è lo spazio dedicato alle persone, dove risiede una chat interna. Qui si ha la possibilità di parlare con un solo componente del team o creare delle chat multiple. Mentre si chatta si ha la possibilità di taggare persone, allegare file, trasformare un messaggio di chat in un compito o attività da svolgere e inserirla addirittura nel calendario interno della piattaforma.

Public Stream

Il cuore di Hibox, dove avvengono tutte le operazioni. In alto si trova il percorso delle stanze, evidenziando il luogo in cui siamo (in questo caso nella Stanza Pubblica); nell’estremità opposta dello stream centrale troviamo in verde l’icona della video-chiamata, ebbene si, con Hibox ci si può anche video-chiamare senza dover utilizzare strumenti esterni.
In basso abbiamo a disposizione uno spazio per scrivere le nostre chat, con la possibilità immediata di allegare file, gif, citare i componenti del team e inserire delle parti di testo, a cui magari vogliamo dare più enfasi, trasformandole in Quote. HiBox ci da la possibilità di convertire il messaggio di chat in un compito, rintracciabile all’interno di qualunque progetto o gruppo, con un semplice click, anche mentre l’utente sta chattando.
I messaggi di chat arrivano in tempo reale e sono notificati attraverso delle spunte (un po’ come Whatsapp) che diventano verdi una volta che il messaggio viene letto.

La parte riassuntiva degli stream

La parte sinistra dello schermo di Hibox è occupata da uno stream riassuntivo, dove sono presenti le foto profilo dei membri del team, che appartengono a quella data stanza, la stringa di ricerca che ti permette di ricercare parole e porzioni di testo anche all’interno di conversazioni passate e un riassunto dei compiti da svolgere (cliccando sulla parola “compiti” si apre direttamente l’area apposita) e dei documenti inseriti o condivisi.

 
HiBox ti permette quindi di collaborare in tempo reale in maniera efficace, senza preoccuparsi più di perdere tempo o documenti importanti a causa dell’invio di mail multiple. Grazie alle integrazioni con Google Drive, Dropbox e Box per condividere file e contenuti multimediali con il team, tutti i componenti avranno sempre accesso alla versione più recente di qualsiasi documento condiviso. È possibile lavorare insieme sui file e discutere contemporaneamente e in tempo reale con la chat o una chiamata video.

Le altre features che offre HiBox per semplificarti il lavoro?

• Strumento di pianificazione visiva: Il calendario di HiBox, ottimo per avere una visione chiara di chi sta lavorando su ogni progetto;
• Possibilità di inserire dei filtri: HiBox permette di concentrarsi su ciò che è importante. Si possono visualizzare tutte le attività in un’area privata, appartenente solo ad un progetto o avere una visione completa di tutto quello che succede, filtrando i compiti per data di assegnazione, per utente e per priorità;
• Gestione del Team-work: HiBox permette di suddividere il lavoro in attività secondarie. Un compito può avere delle “sotto-attività” che possono essere assegnate a diversi utenti. Al completamento di ogni parte, tutta la squadra otterrà una notifica. Perfetto per i team che collaborano a distanza, non trovi?
• Attività dettagliate: Per qualsiasi compito o attività secondaria, è possibile aggiungere dei dettagli che possono essere importanti per il team al fine di completare in modo ottimale un progetto. Ogni volta che si clicca su un compito, apparirà tutto quello che c’è da sapere per quell’attività.

 
Allora, ti ho convinto a provare l’efficienza e la semplicità di HiBox? Tra tutti gli strumenti di collaborazione online, potrebbe diventare il tuo preferito. Scrivimi se vuoi saperne di più 😉
HiBox è disponibile anche per il mobile applicazioni mobili per iOS e Android.