Fatturazione elettronica: questo cambiamento tanto temuto

A partire da Gennaio 2019, ultimo mese di proroga, entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica. Questa nuova normativa ha lo scopo di contrastare l’evasione fiscale e di ridurre il numero di adempimenti fiscali semplificando i rapporti di fatturazione tra aziende.
Con la trasformazione tecnologica che stanno vivendo le imprese oggi e le modifiche sulle normative relative alla fatturazione elettronica, diventa sempre meno pensabile poter continuare ad operare utilizzando i tradizionali processi.
Il nuovo anno sarà perciò l’occasione per tutte le aziende che vogliono rivoluzionare la propria struttura interna, di fare un passo avanti e di introdurre dei sistemi che possano migliorare la gestione e la tracciabilità delle informazioni.

Come funziona la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è il sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che abolirà i supporti cartacei ed i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione.
Ad oggi, nonostante l’imminente entrata in vigore, ci si interroga ancora sulla compatibilità della fatturazione elettronica con il regolamento europeo in materia di privacy. Le perplessità ruotano attorno a temi quali il trattamento di dati non fiscali e la proliferazione di soggetti che potranno accedere ad informazioni sensibili.
I reparti tecnici dovranno sviluppare delle procedure per la gestione della privacy in grado di mettere al sicuro i dati più riservati legati alla fattura elettronica.

Il linguaggio XML per creare l’e-fattura

Le fatture elettroniche saranno prodotte, trasmesse ed archiviate grazie al formato digitale XML, sigla che sta per eXtensible Markup Language (per approfondimenti tecnici sull’utilizzo del linguaggio nella fatturazione elettronica si veda pagina 31 del documento), un linguaggio informatico basato su un meccanismo sintattico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo, verificandone le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge e garantendone l’integrità nel tempo.
I file XML sono difficilmente interpretabili da operatori umani e rendono necessaria l’integrazione con strumenti di supporto che consentono di agevolare l’utente nelle operazioni.
Dietro la fatturazione elettronica infatti, la vera sfida per le organizzazioni è la gestione di tutti i documenti, le attività e i conseguenti processi che vengono generati: il loro valore è espresso da tutte le operazioni che vengono compiute e ciò riguarda anche la fatturazione, dall’ordine, ai pagamenti, dai solleciti alle PEC.

Fatturazione elettronica: i vantaggi per le PA e le imprese

La fatturazione elettronica produrrà dei vantaggi sia dal punto di vista gestionale che amministrativo.
Uno dei vantaggi dello scambio di documenti in formato digitale sarà la velocizzazione dei processi di fatturazione, rendendo le comunicazioni più tracciabili, fluide, sicure, ed esenti da errori.
Altro punto a favore per la fatturazione elettronica è il vantaggio fiscale: i contribuenti titolari di partita IVA nel regime semplificato saranno esonerate dall’obbligo di tenere registri IVA (obbligo di cui agli articoli 23 e 25 del d.p.r. 633/1972) ed i contribuenti titolari di partita IVA che emetteranno fatture elettroniche avranno la riduzione dei termini di accertamento fiscale di due anni (ricevendo ed effettuando pagamenti tracciati sopra ai 500 euro).
Altri vantaggi della fatturazione elettronica riguarderanno la semplificazione del processo di emissione e l’eliminazione dell’obbligo di apposizione del protocollo IVA sulle fatture passive.

Criticità della fatturazione elettronica

L’attuale gap nelle PA e nelle imprese sta nella difficoltà delle stesse di adeguarsi a questo cambiamento, poiché le soluzioni che ad oggi vengono proposte sono soluzioni troppo specifiche, che perdono di vista l’esigenza del cliente.
I processi gestionali richiedono invece un’integrazione delle informazioni tramite un processo che trova coinvolti reparti, persone e procedure interne.
 

Articolo a cura dell’azienda romana Information Workers Group, ideatrice di Arxeia365 la soluzione digitale che si integra perfettamente con i sistemi gestionali, migliorando l’efficienza e l’efficacia delle attività svolte dagli utenti nella gestione delle informazioni in entrata ed in uscita ed assicurando il passaggio dei documenti da cartacei a digitali, compresa la gestione delle nuove fatture digitali tra privati e PA.
Sviluppata in ambiente Office365 è stata progettata per rendere più semplice e fluida l’esperienza lavorativa dell’utente e per semplificare tutti i processi legati all’emissione e alla gestione delle fatture, all’identificazione, classificazione ed archiviazione dei documenti secondo le vigenti norme.