Perché conviene partecipare ad un evento come media partner o sponsor

Qualche tempo fa ho intervistato Cristina Broch Direttore Comunicazione e Relazioni Istituzionali, Coca Cola Italia, in occasione del Mashable Social Media Day, perché sponsor ufficiale dell’evento in Talent Garden Calabiana. È stata una bella chiacchierata che spero abbia fatto capire a chi si occupa di comunicazione e Digital PR, che partecipare ad un evento come media partner o sponsor, è una delle attività che va fatta per bene, se si vogliono avere riscontri in termini di business.

Perché partecipare ad un evento e come farlo nel modo giusto.

I motivi per cui si decide di partecipare ad un evento? Vediamo i fondamentali:

• Arrivare fisicamente al destinatario giusto e creare un contatto: gli eventi a cui partecipare come media partner o sponsor, ovviamente devono racchiudere nel loro pubblico, in buona parte, il tuo target di riferimento. Altrimenti è inutile partecipare, se il tuo obiettivo è quello di creare contatti e possibili lead;
• Fare networking: La partecipazione agli eventi deve essere accompagnata da un buona e sana attività di networking. Puoi conoscere dal vivo persone con cui hai parlato solo online, scambiare opinioni e confrontarti con chi fa il tuo stesso mestiere.
• Raccogliere lead potenziali;
• Incrementare la visibilità sui social.

Tieni sempre bene a mente che le persone sono la chiave della tua attività; quindi… Prima cosa da fare: chiedersi sempre qual è il pubblico di riferimento, in relazione ai tuoi obiettivi di business.
[bctt tweet=”Le persone sono la chiave della tua attività. Devi chiederti sempre qual è il pubblico di riferimento, in relazione ai tuoi obiettivi di business” username=”spremute”]

Come partecipare?

Una volta deciso che l’evento fa per te o per la tua azienda, è il momento di contattare coloro che si occupano delle pubbliche relazioni. In alcuni casi si tratta di un ufficio stampa, in altri del responsabile PR o comunicazione; dipende dall’evento o dalla grandezza dello stesso.
Una volta accordata la collaborazione, si procede con l’organizzazione vera e propria.
Seconda cosa importante da fare: definire la propria strategia.
Anche la partecipazione agli eventi ha bisogno di un’organizzazione strategica preliminare. È necessario scrivere nero su bianco tutti gli obiettivi che si vogliono raggiungere, trasformarli in azioni concrete e monitorabili.
Il passo successivo è quello di creare poi un piano ed un calendario editoriale, dove inserire le azioni da concretizzare.
Se hai avuto il modo di concordare uno stand, un desk o una qualsiasi postazione fissa, concediti di distribuire dei gadget che riguardano la tua attività, il tuo servizio/prodotto, la tua azienda. Colori e logo aziendali posizionati bene in vista su di un oggetto riutilizzabile nel tempo, ti fa arrivare in luoghi che neanche immagini.
Sii creativo e inaspettato, e le persone si interesseranno a ciò che fai. Una volta che avrai suscitato interesse, invita le persone a scoprirti. Puoi farlo in tanti modi diversi. Con Spremute Digitali ad esempio, utilizziamo:

• Materiale fisico: Flyer segnalibro con QR code o URL per far arrivare facilmente la persona interessata a Spremute Digitali.

• Materiale Digitale: Media kit sfogliabile in pdf per conoscere i servizi che offriamo, e pc aperto su Spremute Digitali – Magazine Online, per dare l’opportunità di sfogliare sul posto le notizie e toccare con mano.

E se non hai una postazione fissa o non è prevista?

Nessun problema, porta comunque gadget e biglietti da visita ed inizia a fare networking. Prima di arrivare nella location dell’evento ti consiglio di studiare ed osservare le persone che saranno presenti, a partire dai relatori, fino a chi interagisce sui social. Appuntati le persone che potrebbero essere di tuo interesse, e appena avrai occasione crea un contatto con loro.
Fare networking ad un evento ed interagire con i presenti, è il miglior modo per creare una connessione, che va al di là della semplice brochure lasciata su di una sedia in sala. Sarà proprio l’interazione con il pubblico in target che ti aiuterà ad acquisire lead potenziali.
Cerca di farti lasciare dei contatti, biglietti da visita, gadget… non essere solo tu a lasciare qualcosa, ma scambia. Mostra interesse per gli altri ed ascoltali, soprattutto se sono realtà con cui può nascere qualcosa di buono, in termini di collaborazione; sono loro a far si che tu esista, le persone.

Social Network agli eventi: una risorsa più che utile

Presentati anche attraverso i Social. Scambia rispettivamente i like alla pagina Facebook, “followeratevi” a vicenda su Twitter, oppure ricorri a qualcosa di creativo.
Una buona idea può essere quella di sfruttare Instagram e la possibilità di inserire foto multiple in un post. In questo modo potrai creare una specie di rubrica inerente all’evento, in cui raccoglierai foto, tag ed hashtag delle persone che conoscerai.
Questo aiuterà i tuoi canali social ed il tuo data base a crescere, e a te di incrementare la visibilità, non solo con le persone che avrai conosciuto all’evento, ma anche con i loro collegamenti, aumentando così esponenzialmente l’attività.
Instagram e Facebook grazie alle stories, alle immagini ed ai video live sono i social che si prestano maggiormente per il networking; pubblicare post con foto della location, delle sale, dei relatori e perché no, anche qualche selfie, ha un ottimo riscontro.
Twitter invece è utilissimo per condividere citazioni e momenti salienti degli interventi, con hashtag appropriati per informare la rete.
Se conosci l’hashtag e le tematiche centrali dell’evento qualche giorno prima (e dovresti!), puoi tranquillamente programmare i tuoi tweet e post.
Puoi utilizzare i tweet corredati di hashtag come promemoria ai tuoi utenti (un esempio puoi trovarlo qui), con tutte le informazioni che servono per partecipare all’evento: orario, luogo, un sito contenente maggiori informazioni… Mi raccomando programma solo quelle cose che non cambieranno fino alla data dell’evento. Altrimenti rischi di sfociare in errori.
Puoi pianificare i tweet ed i post ad intervalli regolari sia prima, che nel corso dell’evento, in questo modo sarai raggiungibile anche da chi si è deciso a partecipare all’ultimo momento.

Conclusioni

Insomma, quando sei ad un evento fai vedere che ci sei e fatti sentire. Inoltre se hai un blog, recensisci gli interventi e pubblicali sui social, taggando i relatori e le persone della tua rete a cui possono interessare. Utilizza le dirette live ed il live twitting inserendo gli hashtag giusti e divertiti con le stories, filtri e selfie.
Così facendo ti renderai conto che, anche chi non potrà essere fisicamente all’evento, avrà grazie a te, l’opportunità di partecipare da remoto e così ti sarai reso utile alla tua audience, oltre che aver creato importanti connessioni.
Se vuoi scrivimi per incontrarci al prossimo evento 😉